6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росжелдоре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росжелдоре и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росжелдора, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Росжелдоре составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 23 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Росжелдора (Приложение N 22 к настоящей Инструкции).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем соответствующего структурного подразделения или работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем структурного подразделения и предоставляется в службу ДОУ.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и предоставить ее в службу ДОУ.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Росжелдора подписывается начальником службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей Центральной экспертной комиссией Росжелдора, с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства (далее - ЦЭПК), в которое документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Росжелдора.
Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было существенных изменений в функциях или структуре Росжелдора.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Росжелдора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Росжелдора. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае существенных изменений функций или структуры Росжелдора.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Росжелдора являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росжелдора.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росжелдора.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росжелдоре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 "Заголовок дела (томов, частей)" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росжелдора (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с подведомственными Росжелдору учреждениями и организациями по вопросам...
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с территориальными органами Росжелдора
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 "Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню" номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЦЭПК срок хранения.
В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Росжелдоре возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Росжелдоре децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.