4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители прокуратур, следственных органов, подразделений и уполномоченные ими лица <*>. Перечень документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливается руководителем прокуратуры или следственного органа.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - контрольное подразделение.
4.2. На документы, взятые на контроль, ставится штамп "Контроль". Они передаются для регистрации, учета, перевода, рассмотрения, исполнения, подписания, печатания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.
4.3. В вышестоящей прокуратуре или следственном органе карточка (приложение N 24) заполняется в двух экземплярах, в районных - в одном. Штамп "Контроль" (в Генеральной прокуратуре - "Особый контроль") проставляется на регистрационной карточке, самом документе и статкарточке.
Резолюция руководителя прокуратуры или следственного органа переносится в оба экземпляра карточки. Если в документе содержится несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй - в контрольное подразделение.
4.4. Документы, контроль за исполнением которых рассчитан на длительный срок действия (периодические отчеты перед вышестоящей прокуратурой, информации о ходе предварительного расследования и т.д.), а также материалы, относящиеся к их исполнению, формируются в структурных подразделениях в дела по номенклатуре по соответствующим направлениям или вопросам.
4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по срокам исполнения у специалистов подразделений делопроизводства, которые обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать работникам о сроках и докладывать руководителям подразделений о случаях несвоевременного исполнения поручений.
4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во исполнение поручений представляются на подпись руководителю прокуратуры не позднее чем за три дня до истечения установленного контрольного срока.
Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.
4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
По обращениям, взятым на контроль руководителями Генеральной прокуратуры, прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратур, Председателем Следственного комитета и руководителями следственных управлений Следственного комитета по субъектам Российской Федерации, ответ адресату направляется только после доклада руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки), как правило, от его имени.
4.8. По исполнении документа в контрольной карточке указываются результат разрешения, кому направлен документ, дата подписания, номер надзорного (наблюдательного) производства, дела, куда подшит документ, страницы, фамилия исполнителя. Заполненная контрольная карточка передается в контрольное подразделение.
Контрольное подразделение систематизирует эти карточки в картотеке исполненных документов по подразделениям, видам документов и хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает. Контрольные карточки хранятся один год. Переписка по документу, взятому на контроль, завершается после окончательного его исполнения на основании рапорта работника контрольного подразделения, утвержденного руководителем прокуратуры или следственного органа.
4.9. Контроль за рассмотрением информации и других документов, направленных руководителями прокуратур или следственных органов в органы государственной власти, министерства и ведомства (кроме переписки по конкретным жалобам и делам), может осуществляться с помощью контрольных карточек (приложение N 24). Контрольная карточка заполняется в двух экземплярах (для подразделения, ответственного за подготовку документа, и контрольной службы). Ответственный исполнитель организует своевременное получение информации о прохождении документа и периодически докладывает руководителю прокуратуры или следственного органа о положении дел до его окончательного рассмотрения.
4.10. При использовании системы АИК "Надзор" для контрольных документов делопроизводителям необходимо внести в РК поручения, фамилии исполнителей, контрольные сроки (если они указаны в резолюции), а также сделать отметку "контроль".
При продлении контрольного срока делопроизводитель должен создать новую электронную резолюцию (поручение) с продленной плановой датой и закрыть "контроль" предыдущей резолюции с внесением в отчет исполнителя текста "срок продлен".
После исполнения контрольного документа делопроизводитель вносит в электронную резолюцию фактическую дату исполнения.
Результат рассмотрения документа вносится в закладку "дополнительные реквизиты" РК в специально созданное для этого поле.
5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Формат и виды бланков
5.1.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:
материалы, содержащие таблицы с большим числом граф, - A3 420 x 297 мм;
приказы, письма и другие документы - A4 210 x 297 мм;
требования на получение материалов из архива, заказы на размножение, снятие копий со служебных документов, поручения на перевод - A6 148 x 105 мм.
Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких организаций, а также внутренние документы оформляются без бланков.
5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков (приложения N 32, 33):
общий бланк (для оформления положений, инструкций, информационных писем, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других документов, имеющих наименование);
бланк для писем.
Состав реквизитов бланков и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) изготавливаются отдельные бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N 34, 35).
Применение бланков произвольной формы запрещается.
5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается Государственный герб Российской Федерации, изображенный в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ч. I, ст. 5021). Диаметр герба должен быть не более 17 мм. Под гербом помещается наименование системы: "Прокуратура Российской Федерации" или "Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации", ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской Федерации или приравненной к ней прокуратуры либо следственного управления Следственного комитета по субъекту Российской Федерации и приравненного к нему специализированного следственного управления Следственного комитета, далее - наименование соответствующей городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры либо следственного отдела Следственного комитета по району, городу и приравненного к нему специализированного следственного отдела Следственного комитета.
Например: Прокуратура Российской Федерации
Прокуратура Московской области
Пушкинская городская прокуратура
или
Следственный комитет при прокуратуре
Российской Федерации
Следственное управление
по Белгородской области
Алексеевский межрайонный
следственный отдел
Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав прокуратуры административного округа или города (с районным делением), то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:
Прокуратура Российской Федерации
Прокуратура г. Москвы
Измайловская межрайонная прокуратура
Восточного административного округа
5.1.4. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. В Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета применяются бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в синем и красном цветах, порядок использования которых устанавливается руководством Генеральной прокуратуры, Следственного комитета.
На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.