г. Липки, Кировский р-н,
Тульская обл., 301264
или
До востребования
Лавровой Ольге Александровне
г. Москва, 109156
5.2.8. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.
5.2.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
5.2.10. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.
Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например: The Municipal Court of Seattle
600 Third Avenue JMS
SEATTLE, WASHINGTON 98104
USA, США
5.2.11. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.
Например: Mr. A. Widmar, Chairman,
Coke und Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND, Англия
5.2.12. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например: Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(Servicio de prensa)
MADRID 28071
ESPANA, Испания
5.2.13. При регистрации исходящего документа в АИК "Надзор" следует для адресата внести в соответствующие поля регистрационной карточки документа (РК) следующие сведения с документа на бумажном носителе:
для юридического лица - краткое наименование в поле "Название", для гражданина - фамилию, имя, отчество в поле "Ф.И.О.";
на панели "Адрес" тип адреса в поле "Тип" выбрать из списка "для отправлений";
название улицы (микрорайона, переулка, проспекта, тупика, проезда, бульвара, площади, "до востребования" и прочее), номер дома, корпуса (строения), номер квартиры в поле "Адрес";
наименование населенного пункта (город, поселок, станция, станица, переезд, село, деревня и прочее) и название района (если есть) в поле "Нас. пункт";
название республики, края, области, автономного округа (области) в поле "Регион" выбрать из справочника "Регион" из-под вершины "Российская Федерация", а для международных отправлений - название страны аналогично в поле "Регион" найти и выбрать из справочника страну;
почтовый индекс в поле "Индекс";
номер гербового бланка в поле "N бланка";
количество приложений к документам в поле "Состав": сначала количество листов сопроводительного письма, затем через дробь количество приложений.
5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на бумажном носителе исходящего документа Генеральной прокуратуры и центрального аппарата Следственного комитета в правом нижнем углу, а в органах и учреждениях прокуратуры - с оборотной стороны из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа.
5.3. Датирование
5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, издаваемые прокуратурой и ее органами совместно с другими ведомствами и учреждениями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.
Например: 05.07.2007.
Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.
5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).
Например: 5 июля 2007 г.
5.4. Индекс (номер) документа
5.4.1. Переписка по обращениям, жалобам и делам ведется за номером надзорного (наблюдательного) производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.4 настоящей Инструкции.
5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям, жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.
5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.
5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.
5.4.5. Регистрационный индекс (номер) документа, составленного прокуратурой и ее органами совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных индексов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.