В целях улучшения сохранности документов Архивного фонда России при их экспонировании, упорядочения работы по организации и оформлению передачи документов на выставки приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования" (Приложение N 1).
2. Государственным архивам Российской Федерации внести соответствующие уточнения в нормативно-методические документы, регламентирующие организацию выставочной деятельности архивов, усилить контроль за сохранностью переданных на выставки документов в период их экспонирования.
3. Для проведения и оформления результатов страховой оценки документов федеральных архивов создать комиссию Росархива под председательством заместителя Руководителя Росархива В.П. Козлова. Состав комиссии прилагается (приложение N 2) <*>.
------------------------------------
<*> Не приводится.
До утверждения Правительством Российской Федерации Положения о порядке экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей комиссия в своей деятельности руководствуется Законом Российской Федерации "О вывозе и ввозе культурных ценностей" и "Инструкцией по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования".
Предоставить комиссии право привлекать в качестве экспертов специалистов научных учреждений, музеев, библиотек, реставрационных и других организаций.
4. Установить порядок обязательного информирования отдела организации государственного хранения и учета АФ России об участии федеральных архивов в зарубежных выставках и визирования отделом международных договоров и соглашений Росархива, связанных с временным вывозом за рубеж подлинных архивных документов.
Руководитель Росархива
Р.Г.ПИХОЯ
Приложение N 1 Инструкция по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования
Приложение N 1
к Приказу Росархива
от 11 ноября 1993 г. N 95
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
АРХИВОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ
Настоящая Инструкция разработана в дополнение к "Основным правилам работы государственных архивов" с учетом имеющегося опыта организации выставок, в том числе зарубежных.
Инструкция содержит общие требования к выдаче и сохранности подлинных документов и изобразительных материалов на любых выставках и рассчитана как на работников архивов, которые готовят документы к выдаче, осуществляют контроль за организацией их экспонирования, так и на организаторов выставок, непосредственно обеспечивающих нормативные режимы сохранности документов в период их экспонирования.
I. Общие положения
1.1. На выставках могут экспонироваться как подлинные документы, так и их копии.
На передвижных выставках допускается экспонирование только копий документов <*>.
------------------------------------
<*> Для передвижной выставки оригиналы документов могут быть предоставлены только на ее открытие.
1.2. Выдача подлинных документов для экспонирования производится только при наличии их страховых копий и осуществляется в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов".
1.3. Предоставление для экспонирования документов, нуждающихся в ремонтных или реставрационно-консервационных работах, не допускается.
1.4. Сроки выдачи документов для экспонирования определяются договором, но, как правило, не могут превышать 6 месяцев.
Продление этого срока происходит при наличии письменной просьбы организаторов выставки с переоформлением всей необходимой документации только после проверки работниками архива наличия, условий экспонирования и физического состояния документов.
II. Основные требования к условиям экспонирования документов и их транспортировке
2.1. Оборудование помещений, экспозиционное оборудование.
2.1.1. Помещения, где располагаются документальные экспозиции, должны иметь исправные отопительные, вентиляционные, электрические, противопожарные системы.
2.1.2. Помещения должны быть оснащены охранно-пожарной сигнализацией.
2.1.3. Не допускается применение в случае необходимости средств пожаротушения с веществами, оказывающими побочное разрушающее воздействие на документы (хладон, углекислота и т.п.).
2.1.4. Экспозиционное оборудование (шкафы, стенды, витрины) должно быть очищено от пыли, герметично, снабжено внутренними замками, приспособлениями для наложения пломб, а также подключено к сигнализации.
Все документы располагают в опечатанных витринах, уникальные - в опечатанных и подключенных к сигнализации.
Категорически запрещается экспонирование документов в неполностью закрытых витринах (например, витрины без верхнего или бокового стекла).
2.1.5. Экспозиционное оборудование располагается по отношению к окнам таким образом, чтобы исключить попадание на документы (подлинники, копии, муляжи) прямых солнечных лучей.
2.1.6. Экспозиционное оборудование устанавливается на расстоянии не менее 1,5 - 2 метров от отопительных приборов и источников света, обладающих тепловым воздействием.
2.1.7. В помещениях должна ежедневно проводиться влажная уборка полов и экспозиционного оборудования.
2.2. Температурно-влажностный режим.
2.2.1. В помещении поддерживаются оптимальные показатели температурно-влажностного режима: температура воздуха 17 - 19 °C и относительная влажность 50 - 55%.
2.2.2. Резкие колебания температуры и влажности (более +3 °C и +10% соответственно) не допускаются.
При длительном стабильном нарушении режима хранения (7 - 10 дней) документы изымаются из экспозиции на основе соответствующего акта.
2.2.3. В каждом экспозиционном зале устанавливаются контрольно-измерительные приборы, которые монтируются на одном щитке вдали от отопительных и вентиляционных систем.
2.2.4. Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми термометрами с рабочей шкалой от 0 до 40° и ценой деления 0,5 - 1°.
Относительная влажность измеряется психрометром аспирационным МВ-4М, гигрометрами М-68 и М-19 или других моделей с доступным узлом регулировки и настройки.
2.2.5. Показания контрольно-измерительных приборов снимаются работниками выставки ежедневно и фиксируются в специальных регистрационных журналах.
Там же отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случае его отклонения от установленных норм.