2.3. Световой режим.
2.3.1. Недопустимо попадание на документы прямых солнечных лучей, оказывающих наиболее разрушительное воздействие на основу и текст.
2.3.2. Освещенность документов (подлинников и копий) должна регулироваться в пределах 50 - 75 люкс.
2.3.3. Окна должны быть снабжены светозащитными устройствами, при этом желательно иметь два ряда штор - внешние из плотных тканей темного цвета, внутренние - из тонкой светлой ткани, предохраняющих от прямого попадания солнечных лучей.
2.3.4. Экспозиционное оборудование, где представлены ахроматические несветостойкие материалы (старые фотоснимки, произведения графики, тексты на пергаменте и т.п.), должно быть дополнительно экранировано шторками из любой светонепроницаемой ткани.
2.4. Обеспечение физической сохранности документов.
2.4.1. При экспонировании документов в любых видах экспозиционного оборудования они должны быть закреплены неподвижно.
2.4.2. При монтаже экспозиций должно быть полностью исключено применение любых материалов, которые могут повредить основу и текст документов (липкая лента, клей, металлические скрепки, булавки и гвозди, резиновые держатели, низкосортная бумага и картон).
2.4.3. Проставление любых видов помет на документах не допускается.
2.4.4. Подлинные фотоснимки и произведения графики экспонируются обязательно под стеклом и в двойном паспарту из бумаги, не содержащей лигнина (чертежная бумага типа ватман, полуватман и белый картон).
2.5. Упаковка и транспортировка документов.
2.5.1. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковки, предохраняющих документы от осадков, света, механических повреждений, высокой влажности.
2.5.2. Использование упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.
2.5.3. Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов.
2.5.4. При перевозке в условиях повышенной относительной влажности (дождь, туман) необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные мешки, пленки).
2.5.5. Транспортирование документов на дальние расстояния должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для данного вида транспорта.
2.5.5.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом, ящики выстилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерная пленка, импрегнированная или дублированная бумага) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/кв. м. Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом.
Произведения графики пакуются в ящики в таких же папках, в каких они хранятся в архиве.
2.5.5.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр описи документов, находящихся в данном ящике, подписанный сотрудником архива, ответственным за сохранность этих документов, и упаковщиком.
2.5.5.3. Архив (Росархив), отправив документы на выставку, должен своевременно уведомить грузополучателя об отправке документов для принятия необходимых мер по приему грузов.
2.5.5.4. Приемка грузов от транспортных организаций производится в установленном на соответствующем виде транспорта порядке представителями организации-грузополучателя, транспортной службы и сопровождающим груз. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным повреждениям.
О всех случаях серьезных повреждений немедленно сообщается грузоотправителю (архив, Росархив) и принимаются меры к возмещению ущерба.
2.5.6. Ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности, определенным для хранения документов.
2.5.7. Претензии к транспортным службам в связи с несвоевременной доставкой грузов, повреждением или утратой по их вине предъявляются организацией-грузополучателем в соответствии с действующими на транспорте правилами.
III. Организация, оформление передачи-возврата документов и обеспечение их сохранности при экспонировании
3.1. Основанием выдачи документов (подлинников и копий) для экспонирования является приказ директора архива.
3.2. В архивохранилище в порядке подготовки документов к выдаче осуществляется проверка листажа выдаваемых дел с проставлением соответствующей отметки в листе-заверителе дела, где фиксируются все особенности его формирования и физического состояния документов.
3.3. На документы, подлежащие выдаче, составляется акт выдачи дел во временное пользование, который регистрируется в книге выдачи дел во временное пользование.
3.4. В случае, если для экспонирования предоставляются отдельные документы, изъятые из дел, на оборотной стороне каждого листа карандашом проставляется архивный шифр: сокращенное название архива, N фонда, описи, дела, листа.
Соответствующий штамп ставится на оборотной стороне подлинных фотографий.
3.5. Архив предоставляет документы для экспонирования в сроки, предусмотренные договором.
Транспортировка уникальных и особо ценных документов осуществляется в сопровождении работников архива <*>.
------------------------------------
<*> Целесообразно сопровождение работников службы сохранности - главные хранители фондов, работники отделов обеспечения сохранности, архивохранилищ.
3.6. Монтаж и демонтаж экспозиции проводится, как правило, в присутствии работников государственных архивов.
3.7. Работники службы сохранности архива осуществляют периодический контроль за соблюдением охранного и санитарно-гигиенического режимов на выставке.
Все отклонения и нарушения порядка сохранности документов на выставке фиксируются актами, которые подписывают представители архива и учреждения - устроителя выставки.
3.8. Ежедневно в начале и конце рабочего дня работники выставки проводят проверку наличия экспонируемых документов, результаты которой фиксируются в специальном журнале.
3.9. Хранение документов до включения их в экспозицию и после ее завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.
3.10. Не включенные в экспозицию документы в 3-дневный срок подлежат возврату в архив.
Возвращение документов после завершения выставки осуществляется в сроки, предусмотренные договором. Документы, переданные для экспонирования через Росархив, подлежат возврату в архивы не позднее чем в недельный срок после завершения выставки (или получения документов).
3.11. Прием документов по окончании экспонирования проводится с обязательным полистным просмотром дел. Все претензии архива к физическому состоянию дел оформляются актами.
3.12. Кино-, теле- и фотосъемки документов производятся только с разрешения руководства архива и в присутствии его сотрудников без перемещения и вскрытия витрин.
IV. Отношения архива и учреждения - устроителя экспозиции
4.1. Отношения архива и учреждения - устроителя экспозиции оформляются договором (примерный договор прилагается), в котором максимально полно фиксируются обязательства сторон.
4.2. При организации выставок, в т.ч. зарубежных, по планам Росархива договор заключает Государственная архивная служба. В этом случае архивы передают документы Росархиву под его ответственность по актам о выдаче дел во временное пользование.
4.3. В случае передачи документов для экспонирования учреждению, не являющемуся непосредственным устроителем экспозиции, архив заключает с ним договор как с учреждением, несущим всю полноту ответственности за сохранность документов.
4.4. Передача документов, предоставленных во временное пользование, без согласия их владельца (архива) категорически запрещается.
V. Порядок проведения денежной оценки документов и их страхования
5.1. При передаче документов на все виды выставок в обязательном порядке проводится их денежная оценка.