2.4.3.1. Для органов прокуратуры, использующих в работе систему АИК "Надзор", регистрация дел осуществляется в указанной системе. Регистрационная карточка заполняется по принципу РК для организаций, за исключением поля "состав", в котором указывается дополнительно количество томов дела, материала. На закладку "дополнительные реквизиты" вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка подразделения и номер уголовного дела.
2.4.3.2. Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения или с представлениями подчиненных прокуратур, подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов Следственного комитета, учитываются в книгах (приложение N 28) и регистрируются на алфавитной картотеке.
2.4.3.3. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам управления (отдела).
2.4.3.4. Поручения нижестоящим органам о направлении уголовных дел в вышестоящие органы о представлении материалов проверок и результатов расследования и иной информации адресуются руководителю органа и подписываются руководителями соответствующих подразделений и их заместителями.
2.4.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящий орган за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании надобности за подписью оперативного работника.
2.4.3.6. Запросы в связи с изучением конкретных дел направляются за номером надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а для изучения и обобщения - за номером дела по номенклатуре.
2.4.3.7. Дела передаются исполнителям под расписку в книге учета дел соответствующего подразделения, прокуратуры или следственного органа вместе с подобранными надзорными (наблюдательными, контрольными) производствами.
2.4.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и направленные для производства предварительного следствия в подчиненные и другие органы, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение N 28).
Если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу или материалу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится производство.
2.4.3.9. Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах согласно приложениям N 57, 58.
В отдельных книгах (приложения N 59, 60) учитываются копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.
2.4.3.10. Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в книге согласно приложению N 12, после чего безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с УПК РФ.
2.4.4. Регистрация и учет уголовных дел, принятых к производству
2.4.4.1. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются на алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел (приложение N 29).
2.4.4.2. Основанием для учета и регистрации дела является копия постановления о возбуждении уголовного дела.
2.4.4.3. По каждому делу заводится контрольное производство (приложение N 27). Его номер состоит из порядкового номера по книге учета уголовных дел, к которому добавляются цифры года возбуждения дела и через дробь - учетный номер дела.
2.4.5. Регистрация других документов
2.4.5.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение N 24).
При работе в АИК "Надзор" указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.
2.4.5.2. В вышестоящих органах карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а второй остается в ведомственной картотеке.
При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение N 22).
В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.
2.4.5.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложения N 2, 3), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и цифр текущего года.
Например: 7-16-54-2007 - для вышестоящих прокуратур;
23-40в-2007 - для районных прокуратур.
2.4.5.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении N 25.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.
2.4.5.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.
2.4.5.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.
2.4.5.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение N 15), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "р" (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.
2.4.5.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета и их заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности - в управлениях, занимающихся организацией работы и контролем; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях.
В других вышестоящих прокуратурах и вышестоящих следственных органах регистрация указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.
2.5. Рассмотрение и исполнение документов
2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур и вышестоящих следственных органов передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.
В Генеральной прокуратуре и Следственном комитете порядок рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций устанавливается соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации или Председателя Следственного комитета.
Прокуроры вышестоящих прокуратур, руководители вышестоящих следственных органов регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.
В районных прокуратурах и районных следственных органах все поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей.
2.5.2. Руководителям органов прокуратуры и следственных органов, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.
Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения.
Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.
Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата A6, подписывается и датируется.
2.5.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направление ответа заявителю.
В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя.
2.5.4. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения.
Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение месячного срока (если иные сокращенные сроки не предусмотрены законодательством или организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации).
2.5.5. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в органы и учреждения прокуратуры. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.
2.5.6. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.5.7. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.