В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах с указанием в акте вложенных ценностей. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.
Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником отдела прохождения корреспонденции.
2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикалываются к обращениям, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник отдела прохождения корреспонденции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.
2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение N 19) проставляется:.
на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;
на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.
При работе в АИК "Надзор" в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета на входящих документах из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа, датой регистрации и названием органа прокуратуры на лицевой стороне в правом нижнем углу листа, в органах прокуратуры - на оборотной стороне листа (приложение N 4).
2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение N 16), и в установленное время доставляются для регистрации:
на алфавитную картотеку:
обращения граждан и учреждений;
уголовные дела;
материалы проверок, служебных расследований;
спецдонесения, постановления о продлении процессуального срока, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;
на ведомственную картотеку:
документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;
переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;
сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);
доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегий Генеральной прокуратуры, Следственного комитета;
в структурные подразделения:
документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационного (кроме указанных в п. 2.3.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;
документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.
Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК "Надзор".
2.3.10. Срочные документы и обращения, переданные руководителям прокуратуры и Следственного комитета без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.
2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела по рассмотрению обращений. Если в составе аппарата - лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.
При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ. В нем также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.
При рассмотрении ходатайств о продлении процессуальных сроков, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.
2.3.12. При работе в АИК "Надзор" фигуранты (гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся вышеуказанными работниками на закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 7), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку "основные реквизиты" (приложение N 6) в соответствующие поля. Данные о фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение N 8) или организаций (приложение N 9).
При направлении обращения в органы прокуратуры и другие организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с входящей, с заполнением следующих полей: "подписал", "содержание", "исполнитель", "состав", "адресат".
2.4. Регистрация, учет документов и дел
2.4.1. Общие правила
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.
2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.
Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).
2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются только после осуществления перевода.
2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс "Надзор", осуществляют регистрацию документов, поступающих по различным каналам связи, в АИК "Надзор".
Регистрация документов в электронном виде производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте и фельдсвязью, регистрируются отделом прохождения корреспонденции, принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры или следственного органа, регистрируются секретарями руководителей, факсограммы - сотрудниками структурного подразделения.
По окончании регистрации входящего документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается стандартный регистрационный штамп (приложение N 4) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий первичные сведения о документе (приложение N 5). В случае распечатки паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой поступления (приложение N 19). Документ с распечатанным штампом или паспортом передается в структурное подразделение. В случае передачи документа из одного подразделения в другое паспорт передается вместе с ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по номенклатуре или надзорному (наблюдательному, контрольному) производству.
Для прокуратур субъектов Российской Федерации, в случае поступления обращений на бумаге различного формата и качества, после регистрации документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается РК с полем для резолюции и затем на ней же стандартный регистрационный штамп. Далее РК прикрепляется к документу и передается в подразделение согласно разметке.
2.4.2. Регистрация и учет обращений
2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).
Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.
2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитная карточка (приложение N 20) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 21) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.
В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.
2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение N 22) и вместе с обращением передаются в подразделение.
2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру или следственный орган, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.
Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам и прокурорским работникам Следственного комитета вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение N 23) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.
Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение N 23), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом "р".