1.10. Каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и следствия и затрагивающими его права и свободы, в том числе с уголовными делами, прекращенными производством, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела, надзорными и наблюдательными производствами, если иное не предусмотрено законом.
Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры или следствия, структурного подразделения. Работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.
В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается мотивированное разъяснение со ссылкой на статьи действующего законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными производствами.
Работники делопроизводственных служб по устным (телефонным) запросам граждан могут сообщать им:
входящий регистрационный номер документа;
дату регистрации;
наименование прокуратуры, следственного органа или структурного подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление;
дату направления ответа.
1.11. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у него неисполненные документы, дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, органа районного звена передаются другому исполнителю через службу делопроизводства с обязательной отметкой на карточках или в книгах учета.
При увольнении начальника делопроизводственной службы числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому руководителем соответствующего органа.
Порядок приема и передачи дел при освобождении и назначении руководителя прокуратуры или следственного органа и отражения в акте приема и передачи вопросов делопроизводства устанавливается приказом Генерального прокурора Российской Федерации или Председателя Следственного комитета. Примерный перечень данных, которые отражаются в акте приема и передачи, приведен в п. 5.11.6 настоящей Инструкции.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Особенности работы с документами в автоматизированном информационном комплексе "Надзор"
2.1.1. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура "Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации" (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система - АИК "Надзор".
АИК "Надзор" - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.
2.1.2. В формировании баз данных АИК "Надзор" участвуют подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов Российской Федерации, приравненные к ним специализированные прокуратуры, прокуратуры городов и районов и другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры, научные и образовательные учреждения Генеральной прокуратуры, а также органы Следственного комитета и его учреждения. База данных содержит информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и копий документов, исполнении документов и поручений, формировании документов в дела, надзорные, наблюдательные и контрольные производства.
2.1.3. Система АИК "Надзор" предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.
2.1.4. Основной единицей хранения информации в АИК "Надзор" является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.
Работа в АИК "Надзор" основывается на принципе однократной регистрации документа.
2.1.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование системы.
2.1.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление прав пользователям для работы с документами в системе АИК "Надзор".
2.1.7. В прокуратурах, где завершилось оснащение необходимой компьютерной техникой, обучен персонал, изданы информационно-распорядительные документы о внедрении (вводе в эксплуатацию, применении в повседневной деятельности) АИК "Надзор", регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за исключением документов, имеющих гриф "секретно"), ввод резолюций, контроль за исполнением и движением документов и их электронных образов, списание документов в дела, надзорные (наблюдательные) производства должны осуществляться в указанной системе.
2.2. Общие положения
2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах и следственных органах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.
2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения <*>, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных <**> или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками делопроизводственной службы передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - обращения.
<**> Бумажный носитель - документ, учетно-регистрационная форма.
За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.
В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК "Надзор", корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача документов происходит непосредственно между структурными подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом отмечается направление документа в АИК "Надзор" в "журнале передачи" и РК в "журнале пересылки".
2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в АИК "Надзор" на документе распечатывается стандартный штамп из системы с уникальным номером (приложение N 4).
2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК "Надзор"). Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.
2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.
В Генеральной прокуратуре под расписку передаются обращения Президента Российской Федерации, запросы и обращения депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах и следственных органах, утверждается руководителями этих структур.
В обязательном порядке под расписку передаются уголовные дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о продлении процессуального срока, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.
2.2.6. Обращения и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке) начальника подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.
При работе в АИК "Надзор" вместе с обращением передается его паспорт и осуществляется связка в РК справки и обращения.
2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета, их заместителей, планы работы и выписки из решений коллегий Генеральной прокуратуры и Следственного комитета, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры или следственного органа. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления.
2.3. Прием и первичная обработка входящих документов
2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения корреспонденции).
2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры и следственных органов на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи и информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
Управление взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью Генеральной прокуратуры обеспечивает передачу обращений, поступающих от граждан в Интернет-приемную Генерального прокурора Российской Федерации, содержащих сведения о нарушениях законодательства, охраняемых законом прав, свобод и интересов человека и гражданина, интересов общества и государства, в отдел прохождения корреспонденции для последующей регистрации в срок не позднее следующего рабочего дня со дня поступления обращения.
2.3.3. Работникам отдела прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры и прокуратур субъектов Российской Федерации запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник службы делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.
В каждой прокуратуре и следственном органе должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который размещается в доступном для граждан месте.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение N 17) и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК "Надзор" указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.
2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.
2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.
При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение N 18). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции.