УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
М.М. Шарикова
СТО СМК Методологическая инструкция по ведению расчетных операций
| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «30» ноября 2012 г. |
Челябинск
2012
1. Общие положения
1.1. Инструкция разработана для установления единого порядка по осуществлению движения денежных средств в системе безналичных расчетов предприятий в рамках реализации требований СТО СМК 70.22.12 «Порядок осуществления расчетно-кассового обслуживания».
1.2. Требования Инструкции обязательны к применению сотрудниками Управления, на которых возложена функция открытия и сопровождения банковских счетов, осуществления платежей по системе дистанционного банковского обслуживания.
1.3. Положение Инструкции распространяются на организацию расчетных операций обслуживаемых организаций, включая открытие и закрытие расчетных счетов, подключение системы ДБО, предоставление в банк изменений в учредительные документы, оплату заявок, оформление запросов в обслуживающие банки, а также выгрузку выписок по банковскому счету.
2. Организация расчетных операций
2.1. Открытие расчетных счетов
2.1.1. Сотрудник Управления, являющийся Контролером по заявке после получения согласования Заявки на открытие расчетного счета, в срок один рабочий день назначает сотрудника Управления ответственным исполнителем по Заявке.
2.1.2. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу, в течение одного рабочего дня, не считая дня принятия Заявки в работу, должен при необходимости уточнить у руководителя организации информацию о выбранном банке. После получения необходимой информации сотрудник Управления должен оформить запрос на получение Выписки ЕГРЮЛ в Правовое управление, оформить запрос в архив на получение оригиналов учредительных документов. В течение трех рабочих дней, подготовить пакет всех документов на открытие банковского счета, предусмотренных нормативными документами банка.
Перед передачей документов в Управление ДОУ сотрудник Управления в СЭД «Lotus Notes» создает карточку договора в соответствии с требованиями СТО СМК Управление договорами.
Подготовленные документы сотрудник Управления передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, получения документов из архива и Правового управления сотрудник Управления направляет их с курьером в банк. При необходимости в процессе приема-передачи документов оформляется реестр и контролируется возврат оригиналов.
Сотрудниками банка проводится проверка предоставленных документов на достоверность полученной информации. При наличии вопросов у сотрудников банка сотрудник Управления дает пояснение. После получения из банка подтверждения о достоверности документов сотрудник Управления организует поездку руководителя организации с печатью в банк, для освидетельствования подписи в карточке с образцами подписей. На выдачу из ДОУ печати руководителю организации сотрудником Управления оформляется соответствующая заявка. По инициативе руководителя организации карточки с образцами подписей могут быть заверены нотариально. В этом случае сотрудник Управления организует поездку руководителя организации с печатью к нотариусу.
На следующий рабочий день, идущий за днем открытия расчетного счета, сотрудник Управления направляет в банк курьера для получения уведомление об открытии счета, передает уведомление на регистрацию в Управление ДОУ. Параллельно через СЭД «Lotus Notes» направляет уведомительное письмо Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем, ответственным сотрудникам ООО «Экспертиза», а также согласованному руководителем Управления списку заинтересованных лиц. В тот же день присваивает Заявке статус «Исполнено».
В течение десяти дней после открытия банком расчетного счета сотрудник Управления отслеживает возврат экземпляров клиента и передает на регистрацию в Управление ДОУ. В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
2.2. Закрытие расчетных счетов
2.2.2. Сотрудник Управления, являющийся Контролером по заявке после получения согласования Заявки на закрытие расчетного счета в срок один рабочий день, назначает ответственного исполнителя по Заявке.
2.2.3. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение одного рабочего дня, не считая дня принятия Заявки в работу, должен изъять из кассы чековую книжку (при ее наличии), заполнить заявление на закрытие счета с указанием использованных и чистых чеков и передать его в Управление ДОУ на подпись руководителю. Организует вывод денежных средств с расчетного счета, учитывая сумму не оплаченных услуг банка.
После возврата из Управления ДОУ заявления, заверенного подписью руководителя и печатью организации, сотрудник Управления через курьера направляет документы на рассмотрение в банк. При необходимости в процессе приема-передачи документов оформляется реестр.
На следующий рабочий день сотрудник Управления получает из банка уведомление о закрытии счета, передает уведомление на регистрацию в Управление ДОУ. Параллельно через СЭД «Lotus Notes» направляет уведомительное письмо в Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем, ответственным сотрудникам ООО «Экспертиза», а также согласованному Руководителем Управления в рамках управления списку заинтересованных лиц. В тот же день присваивает Заявке статус «Исполнено»
2.3. Подключение системы ДБО
2.3.1. Сотрудник Управление, являющийся Контролером по заявке после получения согласования Заявки в срок один рабочий день, назначает ответственного исполнителя по Заявке.
2.3.2. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение трех рабочих дней, не считая дня принятия Заявки в работу, должен подготовить пакет документов, предусмотренных требованием банка на предоставление услуг с использованием системы ДБО. Подготовленные документы сотрудник Управления передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, направляет их с курьером на рассмотрение в банк. При необходимости в процессе приема-передачи документов оформляется реестр.
В течение десяти дней после отправки документов в банк сотрудник Управления отслеживает возврат из банка экземпляров клиента и передает на регистрацию в Управление ДОУ. В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
На дату подключения системы ДБО сотрудник Управления оформляет Заявку в организацию, оказывающую услуги в области информационных технологий на создание ключа ЭЦП. Распечатанный акт открытого ключа на бумажном носителе сотрудник Управления заполняет в двух/трех экземплярах (в зависимости от требования банка) и передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления направляет их с курьером на рассмотрение в банк. На дату регистрации ЭЦП сотрудник Управления отслеживает возврат одного экземпляра акта открытого ключа, заверенного со стороны банка, и передает его на хранение в архив по реестру.
2.4. Предоставление в банк изменений, вносимых в учредительные документы и изменений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы
Сотруднику Управления в СЭД «Lotus Notes» от Правового управления поступает информация о внесении изменений в учредительные документы. Изменения в учредительные документы вносятся в связи со сменой ЕИО, сменой наименования организации, сменой юридического адреса, сменой состава участников общества, изменением вида деятельности организации и т.п. Сотрудник Управления в срок один рабочий день, с момента получения задания создает Заявку и направляет на согласование Руководителю организации. Сотрудник Управления, после согласования Заявки в течение одного рабочего дня, не считая дня согласования Заявки присваивает ей статус «на исполнении» и в течение трех рабочих дней подготавливает пакет всех документов, предусмотренных нормативными документами банка для подтверждения вносимых изменений. Подготовленные документы сотрудник Управления передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, направляет с курьером на рассмотрение в обслуживающие банки.
В случае смены ЕИО организации сотрудник Управления, после проведенной банковскими сотрудниками проверки достоверности документов, организует поездку нового руководителя организации в банк для освидетельствования подписи. А именно согласовывает дату и время поездки с банком и руководителем организации, оформляет заявку в Управление ДОУ на выдачу печати организации, а также осуществляется запрос в организацию, оказывающую услуги в области информационных технологий на создание нового ключа ЭЦП. По инициативе руководителя организации карточки с образцами подписей могут быть заверены нотариально. В этом случае сотрудник Управления организует поездку руководителя организации к нотариусу.
В течение десяти дней после направления документов в обслуживающие банки сотрудник Управления отслеживает принятие документов в банковское дело организации. При положительном результате присваивает Заявке статус «Исполнено». В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
2.5. Осуществление оплаты заявок
Сотрудник Управления должен ежедневно в 13-00 формировать в 1С:Бухгалтерия ведомость по сеткам платежей за текущий день (путь: 1С:Бухгалтерия → Заявка на платеж → Отчеты → Ведомость по сеткам платежей) и осуществлять оплату подтвержденных заявок в тот же день в соответствии с продолжительностью банковского операционного дня.
Сотрудник Управления генерирует платежные поручения в 1С:Бухгалтерия (Заявка на платеж → Обработки → Генерация платежных поручений). Далее сформированное платежное поручение сотрудник Управления с помощью кнопок Клиент-банк → Выгрузка переносит в Клиент-банк, подписывает ЭЦП руководителя организации. Работа с платежными поручениями в системе Клиент-банк проводится в соответствии с инструкциями обслуживающих банков.
В течение рабочего дня сотрудник Управления должен проконтролировать исполнение оплаты. При выявлении отказа платежей не позднее следующего рабочего дня должен выявить причину отказа и сообщить информацию через СЭД «Lotus Notes» автору заявки на отплату, автору сетки платежей, а также заинтересованным лицам, по списку, согласованному в рамках управления.
Сотрудник Управления при перечислении заработной платы параллельно с отправкой платежного поручения (Приложение А) направляет в банк через Систему дистанционного банковского обслуживания реестры на зачисление заработной платы, подготовленные Сотрудником Отдел регламентных операций в информационных системах и сохраненные на диске «U». (МИ СМК 82.19.13 Инструкция по созданию платежных ведомостей на выплату зарплаты).
Сотрудник Управления в Клиент-банке через Сервис → Отправка почты добавляет реестр из диска «U» подписывает ЭЦП руководителя организации и отправляет в банк
Сотрудник Управления ежедневно должен принимать ответные реестры. В Клиент банк сотрудник Управления обрабатывает ответный реестр через кнопки Диск «U» → папка «IN», сохраняет и переносит в архив.
2.6. Оформление запросов в обслуживающие банки
По Заявке «Оформление запроса в банк на получение Справок о состоянии расчетных счетов, наличия картотеки на р\с, платежных поручений с отметкой банка и т.п.» на получение заверенного банком платежного поручения сотрудник Управления должен направить в банк распечатанное платежное поручение и проконтролировать возврат заверенного платежного поручения в течение трех рабочих дней. Платежные поручения, согласно которым операции осуществлялись по текущую дату, а также банковские справки предоставляются банком по письменному запросу от Владельца счета. В таком случае сотрудник Управления должен направить в банк официальное письмо. После возврата из банка запрашиваемых документов сотрудник Управления должен проконтролировать предоставление банком запрашиваемых документов в течение трех рабочих дней, и в тот же день присвоить Заявке статус «Исполнено»
2.7. Выгрузка выписок по банковскому счету из «Клиент-банка» в 1С:Бухгалтерия и сохранение выписок в базу ПУД
На основании согласованной Заявки «Сопровождение, техническая поддержка и контроль обновления информации об актуальных остатках денежных средств на каждом р/сч в информационной системе Заказчика» сотрудник Управления ежедневно должен контролировать движение денежных средств по расчетному счету организации и актуализировать данные в 1С:Бухгалтерия.
Сотрудник Управления ежедневно должен проводит связь с банком по Системе ДБО для получения окончательной выписки по банковскому счету за предыдущий операционный день (Приложение В). Сотрудник Управления должен ежедневно до 13-00 экспортировать окончательную выписку из Клиент-банка в 1С:Бухгалтерия и загрузить в 1С:Бухгалтерия, используя подсистему «Клиент банк → обработки → загрузка платежных поручений → загрузить клиент банк». Далее сотрудник Управления осуществляет проверку правильности выгрузки остатков денежных средств в 1С:Бухгалтерия.
Выгрузка документов «Банковская выписка», «Платежное поручение входящее», «Платежное поручение исходящее» в ПУД осуществляется следующим образом: по кнопке «Выгрузить в ПУД» в Лотусе в базе ПУД создается карточка банковской выписки с пустым статусом. В 1С: Бухгалтерии в документе сохраняется ссылка на ПУД, с возможностью открыть карточку из 1С. В Лотусе карточка заполняется файлами: «Входящие документы», «Исходящие документы», «Банковская выписка», осуществляется проверка начального и конечного сальдо, оборотов по счету, ставится галочка «проверено».
Сотрудник Управления должен ежедневно до конца рабочего дня предоставить выписки в электронном виде за предыдущий операционный день в Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем.
Приложение А.
 | |
| 660 × 703 пикс. Открыть в новом окне | |