УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
М.М. Шарикова
| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «30» ноября 2012 г. |
Челябинск
2012
1. Общие положения
1.1. Инструкция разработана для установления единого порядка по осуществлению движения денежных средств в системе безналичных расчетов предприятий в рамках реализации требований СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения сотрудниками Управления, на которых возложена функция приема, передачи, учета и хранения векселей.
1.3. Положение Инструкции распространяются на организацию работы с банковскими векселями.
2. Вексельные операции
2.1. Приход векселей
2.1.1. Покупка банковского векселя
Сотрудник Управления, назначенный Контролером по заявке, после поступления согласованной Заявки, в срок один рабочий день, с момента поступления Заявки назначает сотрудника Управления исполнителем по Заявке. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение одного рабочего дня, не считая дня принятия Заявки в работу, должен при необходимости уточнить у руководителя организации требуемое количество векселей с указанием номинала, а также уточнить возможность обеспечить наличие ДС на расчетном счете. После получения необходимой информации сотрудник Управления должен в течение одного рабочего дня заказать в банке необходимый вексель и заказать проект договора на приобретение векселя. После получения договора из банка сотрудник Управления в СЭД «Lotus Notes» создает карточку договора и отправляет на экспертизу в соответствии с требованиями СТО СМК Управление договорами.
Далее сотрудником Управления создается Заявка в Правовое управление на оформление доверенности от руководителя организации. Доверенность оформляется на сотрудника Управления на получение векселя в банке.
Вернувшиеся из ДОУ подписанные договоры купли-продажи векселя в двух экземплярах сотрудник Управления должен не позднее следующего рабочего дня, с момента получения подписанного договора передать через курьера на подписание в банк и отследить возврат одного экземпляра, заверенного со стороны банка. Вернувшийся договор из банка сотрудник Управления обязан передать в этот же день на регистрацию в ДОУ для перевода в действующий.
Сотрудник Управления через комментарий в Заявке сообщает ответственному специалисту о необходимости составления заявки в 1С:Бухгалтерия на оплату векселя по заключенному договору.
После подписания доверенности и отправки платежного поручения на покупку векселя в банк, сотрудник Управления проезжает в банк для получения векселя, подписывая на основании доверенности акт приема-передачи векселя.
Сотрудник Управления должен хранить в сейфе полученный в банке вексель до дальнейшего распоряжения. В день получения векселя в банке оформляет и проводит в 1С:Бухлалтерия акт приема векселя (1С:Бухгалтерия → Учет векселей → Платежи, распределение → Акт приема векселя). При создании акта приема векселя сотрудник Управления выбирает вид операции для документа «Прочий приход векселя» и заполняет следующие параметры: организация, счет, контрагент, статья ДДС и реквизиты векселя, а именно серия векселя, номер векселя, сумма, дополнительные расходы, эмитент. В комментарии к акту указывает номер договора приобретения векселя. По результату присваивая Заявке статус «исполнено»
2.2.2. Получение векселя в качестве оплаты от покупателей
Если покупатель недвижимости приносит в качестве оплаты за квартиры вексель, то сотрудник Управления должен отправить на согласование руководителю организации Заявку. Сотрудник Управления, после согласования Заявки должен принять ее в работу в течение одного рабочего дня.
Сотрудник Управления должен оценить внешние признаки векселя (целостность, загрязнение) и проверить наличие индоссамента. За подлинность векселя сотрудник Управления ответственности не несет. В случае не соответствия внешних признаков сотрудник Управления вправе отказать в приеме векселя и предложить другие методы оплаты – наличный или безналичный расчет.
На основании договора купли-продажи недвижимости и паспортных данных покупателя сотрудник Управления составляет акт приема векселя в 1С:Бухгалтерия. При создании акта приема векселя сотрудник Управления выбирает вид операции для документа «Предъявление векселя к оплате» и заполняет следующие параметры: организация, дата оплаты, контрагент, паспортные данные контрагента, статья ДДС и реквизиты векселя, а именно серия векселя, номер векселя, сумма, эмитент, договор контрагента.
Акт распечатывается в 2 экземплярах. Акты с одной стороны подписывается покупателем квартиры, с другой векселеполучателем (руководитель организации вызывается по телефону). Закрепляются печатями, если стороны - юридические лица.
Один экземпляр акта передается покупателю, другой вместе с копией векселя передается в течение трех рабочих дней на хранение в архив. Документы, подтверждающие передачу копии векселя и оригинала акта приема-передачи векселя в архив, хранятся сотрудником Управления в сейфе.
Сотрудник Управления должен хранить в сейфе полученный от покупателя вексель до дальнейшего распоряжения. В день получения векселя сотрудник Управления проводит в 1С:Бухгалтерия акт приема векселя, присваивая Заявке статус «исполнено»
2.2. Расход векселей
2.2.1 Предъявление векселя на расчетный счет
Сотрудник Управления, назначенный Контролером по заявке после получения согласованной Заявки от сотрудника организации, в срок один рабочий день, назначает сотрудника Управления исполнителем по Заявке. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение одного рабочего дня, не считая дня принятия Заявки в работу, должен подготовить заявление на предъявление векселя к оплате по банковской форме и передать через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. В этот же день сотрудник Управления должен оформить в Правовое управление Заявку на оформление доверенности от руководителя организации. Доверенность оформляется на сотрудника Управления для предъявления векселя в банк.
Если решение руководителя организации - векселедержателя о предъявлении векселя было принято до наступления даты предъявления векселя, то сотрудник Управления в комментарии к Заявке сообщает о возможных потерях при досрочном предъявлении векселя. Размер дисконта сотрудник Управления узнает в банке.
После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, проезжает в банк для предъявления векселя на расчетный счет.
После возвращения из банка сотрудник Управления отражает в учете в 1С:Бухгалтерия операцию расхода векселя.
При создании акта передачи векселя сотрудник Управления выбирает вид операции для документа «Прочий расход векселя» и заполняет следующие параметры: организация, контрагент, счет, статья ДДС и реквизиты векселя, а именно серия векселя, номер векселя, сумма, эмитент. По результату присваивает Заявке статус «исполнено».
Копию заявления о предъявлении векселя на расчетный счет и банковский акт приема векселя передает в течение трех рабочих дней в архив. Документы, подтверждающие передачу копии заявления и оригинала банковского акта приема векселя в архив, хранятся сотрудником Управления в сейфе.