5.6. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения поручения необходимо в тот же день поставить в известность Депгосслужбу для внесения изменений в системе "Дело".
Изменение срока, определенного Депгосслужбой, осуществляется Депгосслужбой в установленном порядке.
В случае, если в ходе исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, Министр (или замещающее его лицо) представляет на имя Президента Российской Федерации (или автора поручения) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента Российской Федерации в установленный срок, обоснованные предложения по корректировке срока исполнения представляются Министром на имя Президента Российской Федерации не позднее, чем по истечении половины установленного срока. При предоставлении на подпись Министру указанного предложения о продлении срока выполнения поручения одновременно представляется утвержденный заместителем Министра график поэтапного выполнения данного поручения с указанием конкретных сроков выполнения этапов и ответственных лиц.
Если невозможность соблюдения соответствующего срока выясняется в процессе исполнения поручения, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности с обоснованной просьбой о продлении срока.
В случае, если в результате исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации внесен проект федерального закона либо издан акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то вместо доклада на имя Президента Российской Федерации в Контрольное управление Президента Российской Федерации представляется информация об исполнении.
5.7. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, директор заинтересованного департамента в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Министерства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Передача контрольных документов, зарегистрированных в Депгосслужбе, для исполнения из одного департамента в другой осуществляется только через отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей и передача контрольных документов, зарегистрированных в Депгосслужбе, отмечается (учитывается) в системе "Дело" гражданскими служащими отдела правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
5.8. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Если по исполнению поручения нет необходимости доклада руководству хода исполнения поручения или его результата, об этом соответствующий помощник (советник) Министра или референт заместителя Министра делает запись на документе.
Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.
Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.
В случае неисполнения поручения в установленный срок руководство отдела контроля и проверки исполнения Депгосслужбы докладывает об этом руководству Депгосслужбы и Министерства с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и вносит соответствующие предложения о наказании виновных.
5.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения поручений, все контролируемые документы.
5.10. Директора департаментов обязаны систематически проводить совещания, на которых обсуждается состояние исполнительной дисциплины и намечаются меры по ее укреплению.
Депгосслужба уполномочена анализировать состояние исполнительской дисциплины в департаментах Министерства, докладывать руководству Министерства и еженедельно направляет руководству департаментов справки о текущем состоянии исполнительской дисциплины.
Заместители Министра должны регулярно рассматривать состояние исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Министерства.
Заместитель Министра, отвечающий за организацию документооборота и исполнительскую дисциплину в Министерстве, еженедельно на совещании с участием заместителей директоров департаментов, ответственных за организацию контроля в департаментах, уполномочены рассматривать вопросы исполнительской дисциплины.
Состояние исполнительской дисциплины в Министерстве рассматривается на еженедельных оперативных совещаниях у Министра.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (приложение N 19) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение N 21).
6.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Депгосслужбу.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Депгосслужбу.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Депгосслужбой на основе номенклатур дел департаментов.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Депгосслужбы, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах.
Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Депгосслужбы.
Второй экземпляр сводной номенклатуры дел используется в Депгосслужбе в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры дел применяется в архиве Министерства.
Четвертый экземпляр - передается в федеральный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
6.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 11-07-01, где 11 - делопроизводственный индекс Депгосслужбы; 07 - порядковый номер отдела организации делопроизводства с архивом Депгосслужбы; 01 - порядковый номер заголовка дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу "Наименование дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: