Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и подписываться.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.6.5. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно номенклатуре дел и подшивает в дело.
3.6.6. Документ, как правило, не может быть представлен на подпись или для принятия окончательного решения руководству Министерства или департамента, если основанием для него является факсограмма. Факсограмма должна быть заменена на подлинник документа. Ответственность за замену факсограммы зарегистрированного документа на подлинник несет головной исполнитель.
3.6.7. После завершения работы с документами с пометкой "Подлежит возврату в Депгосслужбу" (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и т.д.) исполнитель возвращает указанные документы в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
3.6.8. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает документы другому исполнителю по указанию руководителя через должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в департаменте.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении N 14.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
4.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Министерства или непосредственно в Министерство, а также документов, подписанных руководством Министерства, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Регистрация документов, поступающих в адрес департаментов или их должностных лиц, а также подписанных руководством департаментов и отделов, осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем департаменте.
Распорядительные документы, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются в Депадминистрации.
4.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - регистрационно-контрольных карточках подсистемы "Регистрация" системы "Дело" и традиционных журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться цифровым индексом департамента, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. При регистрации документов-ответов в системе "Дело" должна осуществляться связка с документом-основанием. Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве используется система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело".
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в систему "Дело", которая включает в себя картотеки, кабинеты и классификационные справочники.
4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Министерства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;