3.3.8. Исходящие документы отправляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, а также по каналам телефонной и факсимильной связи.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Доставка документов адресату фельдъегерской связью или нарочными осуществляется по решению отдела правительственной и общей корреспонденции.
Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.
Способ отправки документа фиксируется в системе "Дело".
3.3.9. Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.
Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.
В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
3.3.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов), в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты. Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,..., Ханты-Мансийского АО".
3.3.11. Обо всех изменениях в составе и наименованиях субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов Министерства, а также их почтовых адресов следует незамедлительно информировать экспедицию.
Особенности подготовки и отправки телеграмм, факсограмм
3.3.12. Телеграммы за подписью Министра или его заместителей оформляются, как правило, на бланках категории "правительственная".
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания (если это не приводит к искажению смысла), цифровые данные рекомендуется писать словами. Текст телеграммы печатается через два межстрочных интервала прописными буквами без переносов и без абзацев.
Подписанные руководством Министерства телеграммы регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции и передаются в экспедицию для отправки.
3.3.13. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 страниц;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего департамента;
факсограммы зарубежным корреспондентам отправляются на русском языке с приложением при необходимости неофициального перевода на английском языке;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Учет подлежащего передаче документа осуществляется в установленном порядке.
Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
3.4. Порядок прохождения внутренних документов
К внутренним документам Министерства относятся документы, составленные, подписанные и используемые внутри Министерства (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, регламенты, докладные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и др.)
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов (составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов (прием, рассмотрение руководством, резолюция, направление исполнителю).
3.4.1. Приказы (распоряжения) руководства Министерства, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются соответственно, в установленном порядке в Депадминистрации, Депгосслужбе или Депэкономике.
3.4.2. Переписка между департаментами и отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
3.4.3. Передача внутренних документов в Министерстве осуществляется только через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах.
3.4.4. Докладные записки на имя руководства Министерства с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до авторов указанных документов.
3.4.5. Документы служебной переписки Министерства (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство департамента-составителя. Повторная регистрация департаментом-получателем при приеме таких документов не допускается.
3.4.6. При регистрации документов служебной переписки в системе "Дело" документу присваивается регистрационный номер, который состоит из делопроизводственного индекса департамента, составившего документ, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера в пределах календарного года. Например: N вн 12-5/156.
3.5. Учет количества документов
Учет количества документов Министерства за определенный период времени проводится на основании сведений, содержащихся в системе "Дело", которая позволяет составлять отчеты об учитываемых документах по различным критериям (по потокам, по департаментам, по исполнителям и т.п.)
Результаты учета количества документов обобщаются Депгосслужбой и при необходимости представляются руководству Министерства.
За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета его копий, создаваемых в Министерстве.
Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются отдельно.
3.6. Работа исполнителей с документами
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства или департамента, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными требованиями, установленными Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией.
При работе с документами исполнитель несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских служащих.
Документы, оформленные с нарушениями положений Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.
3.6.1. Передача полученных для исполнения документов или их копий другим служащим (того же департамента или другого) может осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению руководства департамента или отдела и через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном департаменте.
3.6.2. Для всех документов, подготовленных к отправке через экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в реквизите "Адресат" документа или на отдельном листе). Исключение составляют вышестоящие федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также организации - постоянные корреспонденты.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает на подпись руководителю.
С целью повышения оперативности отправки документа при наличии в списке рассылки более 10 адресов адресаты должны быть расположены в алфавитном порядке по названию городов (или населенных пунктов).
3.6.3. Исполнитель самостоятельно определяет необходимое количество экземпляров полученного или отправляемого документа и обеспечивает тиражирование документа.
При необходимости тиражирование документов для государственных служащих Министерства осуществляется централизовано по разрешению Депгосслужбы.
3.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.