2.7.4.10. Датой письма является дата его регистрации. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.
2.7.4.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства и департаментов.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот Министерства.
Порядок прохождения документов в Министерстве и операций, производимых с ними, определяются Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, положениями о департаментах, отделах, должностными регламентами гражданских служащих.
3.1.2. Департаменты должны рассматривать вопросы, касающиеся функций департамента (согласно положению о департаменте), без дополнительного поручения руководства Министерства. Различные вопросы, касающиеся взаимодействия департаментов, должны вноситься на рассмотрение руководству Министерства только в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими департаментами.
Не допускается внесение руководству Министерства новых проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.
Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее либо возникли какие-либо новые обстоятельства.
3.1.3. С целью рационального сокращения документооборота гражданские служащие Министерства должны в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.
Предложения руководству Министерства должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.
3.1.4. При использовании в Министерстве системы электронного документооборота Депгосслужбой разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Министерство.
3.1.5. Документы, зарегистрированные и доставленные в департаменты Министерства с использованием системы электронного документооборота, являются равнозначными документам, зарегистрированным традиционным способом, и обязательными для исполнения.
3.2. Прием, регистрация и распределение поступающих документов
3.2.1. Документы доставляются в Министерство через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и уполномоченными представителями различных организаций.
Кроме того, документы могут поступать в Министерство по каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").
3.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
3.2.3. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы (далее - экспедиция).
Прием документов в рабочие дни после 18 часов осуществляется дежурным гражданским служащим отдела правительственной и общей корреспонденции или дежурным сотрудником приемной Министра. В праздничные и выходные дни прием документов осуществляется дежурным сотрудником приемной Министра.
3.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Документы, направленные на проводимые Министерством конкурсы, принимаются в установленном порядке конкурсной комиссией.
3.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в департаменты Министерства, с пометкой "Лично", в общественные организации.
Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов, или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
3.2.6. На полученном документе проставляется штамп о поступлении документа в Министерство с указанием сокращенного наименования Министерства и даты поступления документа. Штамп проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.7. Документы, адресованные руководству Министерства и непосредственно в Министерство, передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или их должностным лицам, передаются в соответствующие департаменты для регистрации, рассмотрения руководством департамента и исполнения.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.
3.2.8. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов, адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.
3.2.9. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Министерства или непосредственно в Министерство, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства, положений о департаментах Министерства, должностных регламентов. При этом документы, адресованные на имя Министра или его заместителю, направляются непосредственно адресату.
Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству департамента, отдела департамента или должностному лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего департамента.
3.2.10. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении N 17.
Документы, адресованные руководству Министерства, а также направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции.
Документы, адресованные в департаменты, отделы или их должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих департаментов.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.
Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.
3.2.11. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в подсистеме "Регистрация" системы "Дело".
При регистрации входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции на документе проставляется присвоенный регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера поступления в Министерство в пределах календарного года и может при необходимости дополняться литерными обозначениями. Например: N 1266, N Нац-785.
При регистрации правительственной корреспонденции (перечень которой приведен в приложении N 16) в регистрационный индекс перед порядковым номером поступления в Министерство (через дефис) включается прописная литера "П". Например: N П-364, N НацП-361.
При регистрации в департаментах Министерства входящему документу присваивается регистрационный номер, состоящий из делопроизводственного индекса департамента, дефиса и порядкового номера поступления в данном подразделении в пределах календарного года. Например: N 14-167.
3.2.12. После регистрации в системе "Дело" на документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и содержит сокращенное наименование структурного подразделения, зарегистрировавшего документ, дату и регистрационный индекс документа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
3.2.13. Поступившие в Министерство правительственные документы, указанные в приложении N 18, после завершения работы с ними (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и др.) подлежат возврату в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. На таких документах на верхнем поле первого листа в отделе правительственной и общей корреспонденции проставляется штамп "Подлежит возврату в Депгосслужбу".
3.2.14. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству Министерства и департаментов в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.
Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.
3.2.15. Подготовку проекта поручения (резолюции) Министра осуществляют помощник (советник) Министра. Подготовку проекта поручения (резолюции) заместителя Министра осуществляет референт заместителя Министра. В случае отсутствия Министра, заместителя Министра, помощник (советники) и референт соответственно готовят поручения в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Министерства.