Российской Федерации
Личная подпись (И.О. Фамилия)
Дата
Если положение (правила, инструкция) утверждаются приказом (распоряжением), то вышеуказанные документы оформляются как приложение:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсельхоза России
от N
Наименование документа "положение" ("правила", "инструкция", "регламент") печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается по центру.
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "о чем?".
Например:
Положение о Департаменте ветеринарии и животноводства
Заголовок к тексту правил, инструкции, регламента отвечает на вопрос "кого?" "чего?" (например: Должностной регламент главного специалиста, Правила проведения...).
Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа.. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента), как правило, служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой.
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол совещания (заседания) в Министерстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы совещаний, подписанные Министром или заместителями Министра, регистрируются и хранятся в Депадминистрации.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Депадминистрации.
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 2.7.3.6), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Депадминистрации.
2.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, и принятые по ним решения.
В случае, когда оформляется "протокол совещания в Минсельхозе России" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
В вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Министерства слово "председательствующий" не указывается.
Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Присутствовавших на совещании гражданских служащих Министерства и подведомственных Федеральной службы и допускается объединять в группы с указанием должности, например: "заместители директоров департаментов", "начальник, заместители начальника отдела Депправа", "начальник, заместители начальников управлений Россельхознадзора" и т.д. Должности представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) - расшифровываются в обязательном порядке.
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.
Затем указывается принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: департамент или должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственным Федеральной службе и или их должностным лицам даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие департаменты, например:
"1. Деппищепрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по подготовке......
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2006 г. подготовить соответствующие материалы...".
2.7.3.3. Визирует протокол исполнитель, директор департамента (или замещающее его лицо) - инициатора проведения совещания, директор департамента (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос, референт заместителя Министра или помощник (советник) Министра соответственно.
Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего департамента.
2.7.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
2.7.3.5. Протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства оформляются на бланках установленного образца (приложения NN 6-8) шрифтом N 14 и имеют следующие реквизиты.
Наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется от следующего текста сплошной линией.
Место проведения совещания выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством Министерства, включает буквенный индекс руководителя Министерства или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственный индекс департамента, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством департамента, включает делопроизводственный индекс департамента, дефис, порядковый номер в пределах календарного года.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.
Подпись отделяется от текста тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и включает наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.