2.7.3.6. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Министерства (приложение N 9) и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
заголовок протокола;
дата и номер (те же, что у самого протокола);
место составления;
часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);
подпись (председательствовавшего без личной подписи);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма составляются в Министерстве:
как исполнение поручений и указаний президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений и указаний президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной, представительной и судебной власти, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).
Служебные письма, напечатанные на бланках писем Министерства, руководства Министерства (приложения NN 10 - 13), подписываются соответствующим руководителем Министерства.
Служебные письма, напечатанные на бланках писем департаментов (приложение N 14), подписываются руководством соответствующих департаментов.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются в наименование должности лиц, указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись".
2.7.4.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху слева шрифтом N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.
В случае если письмо является ответом на поручения и указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале текста, либо в заголовке.
2.7.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.7.4.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должны быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
Например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов..."
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Министерство считает...", "Минсельхоз России рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Минсельхоз России докладывает".
2.7.4.6. Проект письма за подписью руководства Министерства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, директор департамента, подготовившего письмо, директор департамента - соисполнителя документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), референт заместителя Министра - в случае, если письмо подписывает заместитель Министра; заместитель Министра и помощник Министра - в случае, если письмо подписывает Министр. Если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Депправа, второй экземпляр также визирует директор Депправа или его заместитель. При необходимости второй экземпляр также визирует руководитель Федеральной службы, подведомственной организации или его заместитель.
Проект письма за подписью Министра может не содержать визу заместителя Министра в случаях, когда проект составляется во исполнение поручения Министра, данного непосредственно руководителю департамента.
Для соисполнителей, визирующих второй экземпляр проекта письма, представляемого на подпись руководству Министерства, неукоснительно соблюдается правило: от одного департамента (Федеральной службы) - одна виза (директора департамента или замещающего его лица, руководителя Федеральной службы или его заместителя).
Визы всех остальных лиц, участвующих в подготовке письма (заместителей директоров департаментов, начальников отделов, их заместителей, иных гражданских служащих) при необходимости проставляются на третьем экземпляре письма.
Письмо за подписью руководства департамента визируется исполнителем и начальником отдела (замещающим его лицом). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра проекта письма.
2.7.4.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, Федеральной службе, подведомственных и других заинтересованных организациях.
В случае, если департамент-соисполнитель представил головному исполнителю предложения по проекту документа в письменном виде, виза этих департаментов при подготовке головным исполнителем окончательного варианта проекта документа, представляемого на подпись руководству Министерства, как правило, не требуется.
При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 2.6.17 Инструкции).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.
2.7.4.8. На подпись руководству Министерства служебное письмо представляется исполнителем в трех экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством Министерства, регистрируется Депгосслужбой и отправляется адресату;
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами (подпункт 2.7.4.6) остается в Депгосслужбе;
третий экземпляр зарегистрированного Депгосслужбой письма возвращается головному исполнителю.
На подпись руководству департамента служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством департамента, регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте, и отправляется адресату через Депгосслужбу (экспедицию);
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами подшивается в дело лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте.
2.7.4.9. В случае если при подписании письма руководством Министерства возникает необходимость его дополнительного визирования, руководство соответствующего департамента визирует письмо в суточный срок.