При подготовке проекта поручения (резолюции) руководства Министерства по перечням поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, протоколам заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, протоколам правительственных комиссий Российской Федерации, планам реализации мероприятий и поручениям, имеющим несколько пунктов, помощники (советники), референты определяют головного исполнителя по каждому пункту перечня, протокола или поручения и при необходимости определяют ответственного за свод.
При подготовке проекта поручения (резолюции), где при исполнении задействованы подведомственные или Федеральная служба, головным исполнителем, как правило, определяется департамент Министерства, курирующий в соответствии с закрепленной сферой деятельности или Федеральную службу по данному поручению.
3.2.16. Резолюции (поручения) руководства Министерства и департаментов по рассмотренным документам оформляются, как правило, на бланках резолюции (приложение N 15).
На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу проставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
Дата резолюции должна соответствовать дате рассмотрения документа соответствующим должностным лицом.
В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и ответа...").
3.2.17. В резолюции (поручении) указывается исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
В случае если в резолюции Министра первым указан заместитель Министра и при этом головной исполнитель не обозначен словом "отв.", "свод", "созыв", головным исполнителем является первый, указанный после заместителя Министра, исполнитель.
Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, директор заинтересованного департамента в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Министерства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение Депгосслужбой, осуществляется по взаимному согласию руководства департаментов-исполнителей и Депгосслужбы в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) через отдел правительственной и общей корреспонденции с соответствующей отметкой в системе "Дело". Если взаимного согласия руководства департаментов-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Министра по письменному предложению заинтересованного директора департамента.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в системе "Дело" в отделе правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
3.2.18. Рассмотренные руководством Министерства документы возвращаются в отдел правительственной и общей корреспонденции, где в систему "Дело" вносится содержание резолюции и при необходимости устанавливается срок исполнения поручения.
В департаментах резолюцию руководства департамента и срок исполнения поручений в систему "Дело" вносят лица, ответственные за ведение делопроизводства.
На документ, поставленный на контроль, и бланк с резолюцией к такому документу проставляется отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа и в правом нижнем углу бланка резолюции. Отметка о контроле содержит литеру "К" или слово "Контроль" и контрольную дату исполнения документа.
3.2.19. После фиксирования содержания резолюции в системе "Дело" документ передается исполнителю.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах получают зарегистрированные и направленные в соответствующие департаменты документы в отделе правительственной и общей корреспонденции не менее трех раз в день, а срочные документы - незамедлительно.
3.2.20. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то подлинник документа получает головной исполнитель, соисполнителям передаются копии. В случаях, когда документ содержит большое количество страниц, для соисполнителей копируется только титульный лист документа с поручениями руководителя, о чем в системе "Дело" делается соответствующая отметка. В указанном случае головной исполнитель знакомит соисполнителей с документом, проводя при необходимости ознакомительное совещание.
Особенности приема факсограмм
3.2.21. Факсограмма (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
3.2.22. При приеме факсограмм проверяется качество полученного изображения, правильность адресования и комплектность.
Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.
3.2.23. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по решению руководства соответствующего департамента, исходя из существа излагаемого вопроса.
Регистрация факсограмм осуществляется в обычном установленном порядке (пункты 3.2.10 - 3.2.11).
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется. Все факсограммы должны быть заменены на полученные подлинники документов.
3.3. Обработка исходящих документов
Исходящими документами Министерства являются документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.
Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.
Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Депсотрудничество.
3.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются Министром и его заместителями. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются директором департамента и его заместителями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, подписываются заместителем Министра только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю Министра, или на то есть поручение Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его заместителем или директором департамента, его заместителями в соответствии с компетенцией.
3.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "врио", "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.
3.3.3. Факсограмма не должна являться основанием для принятия окончательных решений соответствующим руководителем.
3.3.4. Исходящие документы Министерства представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела II "Правила подготовки и оформления документов" Инструкции и подписанными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
3.3.5. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в системе "Дело", при этом:
документы, подписанные руководством Министерства, вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы;
документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих департаментах лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз, наличие необходимого числа копий, идентичность всех копий подписанному подлиннику, наличие отметки об исполнителе.
Датой документа является дата его регистрации. Документ регистрируется, как правило, в день его подписания.
3.3.6. Исходящие документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы в трех экземплярах: подлинник документа и его копия, копия документа с визами-оригиналами.
3.3.7. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.
Регистрационный номер исходящего документа состоит:
для документов, подписанных руководством Министерства - из установленного делопроизводственного индекса руководства Министерства, подписавшего документ, дефиса, индекса департамента-исполнителя, косой черты, порядкового номера отправления и может дополняться при необходимости другими условными обозначениями. Например: N АГ-15/4235, N АК-П12/987, N ИР-НацП14/1231;
для документов департаментов - из делопроизводственного индекса департамента, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера отправления. Например: N 32-15/46.
Условные делопроизводственные обозначения (индексы) Министерства утверждаются приказом.