классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и др.
4.2.4. В системе "Дело" поиск сведений о конкретном документе, самого документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.).
4.2.5. Система "Дело" обеспечивает оперативный поиск информации о деятельности Министерства.
V. Контроль за исполнением поручений
Контроль за исполнением поручений включает постановку документа на контроль, анализ хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.
5.1. Контролю подлежат все требующие исполнения зарегистрированные в Министерстве документы.
5.2. Контролю подлежит исполнение:
поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
планов по выполнению актов, поручений и указаний Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и поручений Председателя Правительства Российской Федерации (его заместителей);
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных по парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
поручений руководства Министерства по письмам Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в приказах, распоряжениях, протоколах коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства;
поручений руководства Министерства;
письменных обращений граждан.
5.3. Персональная ответственность за организацию работы с документами и исполнительскую дисциплину в департаменте возлагается на директора департамента. Текущий контроль за исполнением поручений руководства Министерства осуществляет заместитель директора департамента (с утверждением этой функции в должностном регламенте).
Если поручение адресовано руководителям нескольких департаментов, ответственность за организацию его исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Головному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию.
С целью сокращения сроков прохождения документов и улучшения качества их подготовки головной исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.
Соисполнителям при исполнении совместных поручений необходимо представить материалы головному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее половины установленного срока.
Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со сроком исполнения до 10 дней должны согласовываться соисполнителями в суточный срок.
5.4. Контроль за исполнением поручений в Министерстве осуществляют, как правило:
отдел контроля и проверки исполнения Депгосслужбы - поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращений граждан, приказов, распоряжений, поручений коллегии и Министра;
помощники (советники) Министра - за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует Министр; поручений по проведенным по инициативе Министра совещаниям;
референты заместителя Министра - за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует Министр; поручений, данных заместителем Министра по рассмотренным им документам; поручений по проведенным по инициативе заместителя Министра заместителя Министра совещаниям; за подготовкой материалов к совещаниям в министерствах;
гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроля в департаментах, - поручений, поступивших непосредственно в адрес департаментов; поручений, данных на совещаниях у руководства Министерства, проводимых по инициативе департаментов Министерства.
Поручения, данные в протоколах заседаний коллегии или проводимых руководством Министерства совещаний, контролируются по каждому пункту.
В случае когда в резолюции Министра первым указывается один из заместителей Министра и указанный заместитель вносит в данное поручение Министра дополнения и уточнения, отдел контроля и проверки исполнения Депгосслужбы контролирует непосредственно поручение Министра, референт заместителя Министра контролирует уточняющие поручения, данные заместителем Министра.
5.5. Поручения подлежат исполнению, как правило, в следующие сроки:
а) с конкретной датой исполнения:
из вышестоящих организаций - в указанный срок;
по остальным документам, зарегистрированным в Депгосслужбе, - устанавливают срок исполнения поручений руководство Министерства и Депгосслужбы; зарегистрированным в департаменте, - устанавливает срок исполнения поручений руководство департамента;
б) без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "Весьма срочно" - исполняются в суточный срок; "срочно" - исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;
по обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по письменным обращениям граждан, поступившим в Министерство, - не более 30 дней, требующим дополнительного изучения и проверки - до двух месяцев со дня их регистрации с уведомлением гражданина, направившего обращение.
Сроки исполнения поручений устанавливают: для документов, зарегистрированных в Депгосслужбе - руководство Министерства и Депгосслужбы; для документов, зарегистрированных в департаменте - руководство департамента.
Установленный срок исполнения поручения не должен приходиться на выходной или праздничный день.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы с резолюцией руководства Министерства до исполнителя в день поступления.
При невозможности получения резолюции руководства Министерства в день поступления документа в соответствующий департамент направляется ксерокопия документа.
В целях сокращения сроков исполнения поручений проекты нормативных правовых актов направляются для одновременного согласования в заинтересованные департаменты. Согласование проекта документа проводится в течение трех дней. Визирование согласованного проекта документа проводится в течение суток.
Депправо обязано рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование, в срок не более 5 суток.