Описание
Система автоматизирует процессы анализа и работы с задолженностью: по подотчетным лицам; по материально-ответственным лицам; по контрагентам.
Работа с задолженностью по подотчетным лицам включает:
- управленческий и бухгалтерский учет,
- комплекс уведомлений в адрес получателя денежных средств и его руководителя о необходимости совершить действия, направленные на гашение задолженности,
- автоматизацию процесса предоставления отчетов о текущем состоянии задолженности,
- механизм формирования документов для закрытия задолженности.
Работа с задолженностью по материально ответственным лицам позволяет:
- анализировать состояние задолженности,
- уведомлять ответственных лиц о задолженности,
- осуществлять контроль при увольнении сотрудников.
Работа с задолженностью по контрагентам предоставляет возможности:
- контролировать состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, кроме покупателей недвижимости и собственников жилого и нежилого фонда,
- осуществлять подготовку документов, контролировать сроки предоставления документов,
- контролировать исполнение договоров,
- представлять отчеты о состоянии задолженности и ее статуса руководителям,
- уведомлять ответственных сотрудников о датах просрочки задолженности,
- проводить плановую, комплексную и оперативную сверку взаиморасчетов,
- проводить инвентаризацию состояния расчетов, начиная от заявки заказчика, заканчивая итогами по результатам инвентаризации.
Глоссарий
ИС – информационная система.
СЭД Lotus Notes – система электронного документооборота Lotus Notes.
БУ – бухгалтерский учёт.
МЦ – материальные ценности.
Работа с задолженностью (71 счет)
Учет задолженности подотчетников ведется на 71 счете и в регистре «Взаиморасчеты с подотчетниками».
Формирование задолженности происходит документами:
- РКО,
- Платежное поручение исходящее.
Списание задолженности:
- ПКО,
- Авансовый отчет,
- Закрытие задолженности.
Обработка «Переходный этап по 71 счету»
Обработка «Переходный этап по 71 счету» предназначена для формирования документа «Корректировка записей регистров» в части приведения состояния задолженности сотрудников по бухгалтерскому и управленческому учету к одинаковым остаткам.
Форма обработки представлена на рисунке 1.
 | |
| 546 × 335 пикс. Открыть в новом окне | Форма обработки "Переходный этап по 71 счету" |
Реквизиты:
- Дата,
- Организация.
Реквизиты табличной части:
- Физ. лицо,
- Документ основание,
- Сумма.
После нажатия на кнопку «Заполнить» сравниваются состояния задолженности сотрудников организации по бухгалтерскому и управленческому учету на указанную дату, выявляются несоответствия по сумме итого. Далее обработка на суммы несоответствий закрывает по кредитным документам, начиная с минимальной даты, итог записывает в табличную часть (рисунок 2).
 | |
| 544 × 333 пикс. Открыть в новом окне | Форма обработки "Переходный этап по 71 счету" |
После нажатия на кнопку «Сгенерировать» создается документ «Корректировка записей регистров». Если документ от указанной даты уже существует, то он перезаполняется.
Формирование задолженности
Документ «Расходный кассовый ордер»
Внешний вид формы нового документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику» представлен на рисунке 3.
 | |
| 852 × 507 пикс. Открыть в новом окне | Форма документа "Расходный кассовый ордер" |
Реквизиты документа:
- Организация,
- Режим,
- Касса (для режима опер. учет + бух. Учет, опер. учет),
- Счет учета,
- Сумма,
- Заявка на платеж.
Реквизиты вкладки «Реквизиты платежа»:
- Подотчетник,
- Статья ДДС,
- Назначение аванса.
Реквизиты вкладки «Печать»:
- Выдать,
- Основание,
- Приложение,
- По:
Реквизиты вкладки «Дополнительно»:
- Услуга УК (рисунок 4).
 | |
| 954 × 53 пикс. Открыть в новом окне | Услуга УК |
Платежный документ создается на основании заявки на платеж, либо непосредственно в них нужно указать по какой заявке делается платеж (Описание работы с заявками на платеж представлено в инструкции пользователя по работе с ПО «Заявки на платеж»).
На рисунке 5 представлен пример заполненного документа.
 | |
| 852 × 506 пикс. Открыть в новом окне | Форма документа "Расходный кассовый ордер" |
Документ «Платежное поручение исходящее»
Форма нового документа «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств» представлена на рисунке 6.
 | |
| 872 × 617 пикс. Открыть в новом окне | Форма документа "Платежное поручение исходящее". |