Начальник Отдела
санаторно-курортной помощи
25.03.2000 Личная подпись И.Ф.Серегина
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Отказ от визирования документа не допускается.
Замечания и предложения даются в виде четко сформулированных пунктов для включения в проект. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Перед представлением на подпись Министру и его заместителям документов, содержащих показатели здоровья населения Российской Федерации, они должны быть завизированы Отделом медицинской статистики и информатики.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре по установленной форме.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается в левой части документа, ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово согласовано, наименование должности должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
Согласовано
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
личная подпись А.Г.Грязнова
23.04.97
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
Согласовано
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.97 N 541-802
или
Согласовано
Решение заседания
Правления страховой
компании "Юнит"
Протокол от 21.07.97 N 10
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
7.13. Удостоверение документов печатью
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати с наименованием структурного подразделения (без изображения государственной символики) могут иметь только те подразделения, которые получили это право от Министра и зафиксировали его в положении о подразделении.
Гербовой печатью Минздрава России удостоверяются личные подписи Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра в случаях, если их подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в приложении 9.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.", без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Разрешения на изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Министерства утверждаются Министром по представлению Управляющего делами.
Все изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении делами и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Управление делами.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление делами, где они уничтожаются, о чем составляется акт.
Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
При оставлении должности сотрудником, которому были выдана печать или штамп, он обязан сдать их в Управление делами.
7.14. Заверение копий документов
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Министерство может выдать копии только тех документов, которые создаются в аппарате (это положение не распространяется на архив Министерства).
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством.
При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что подлинник хранится в данной организации.
Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или на ксероксе. При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка подлинника. На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".