3.1. Выносимые на обсуждение Коллегии вопросы должны сопровождаться следующими материалами:
краткая докладная записка, подписанная руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения и согласованная с заместителем председателя Комитета курирующим данный вопрос;
справка с изложением существа вопроса, выводов, предложений, обоснований, а в необходимых случаях - с расчетами эффективности намеченных мероприятий;
проект решения (распоряжения, приказа, протокольной записки) председателя КУГИ, согласованного с соответствующими структурными подразделениями;
необходимые справочные материалы;
список приглашенных.
По кадровым вопросам материалы должны состоять, как правило, из представления, справки (анкеты), характеристики на представляемое лицо и проекта протокольного решения.
3.2. Материалы по выносимым на рассмотрение Коллегии вопросам не позднее, чем за семь дней до заседания передаются ответственному секретарю Коллегии.
Ответственность за своевременную подготовку и качество представляемых материалов несут члены коллегии и руководители подразделений, на которые возлагалась их подготовка. Общее руководство подготовкой к заседанию коллегии и визирование проекта решения осуществляет заместитель председателя Комитета, курирующий подразделение - исполнитель.
В случае нарушения срока представления материалов или ненадлежащего их качества вопрос, по решению председателя, не включается в повестку или снимается с обсуждения. При этом определяется мера ответственности сотрудника, готовивших материалы.
При необходимости переноса вопроса на более поздний срок либо в случаях, когда необходимость в рассмотрении предусмотренного плана работы вопроса отпал, лицо, ответственное за подготовку материалов по такому вопросу, не позднее, чем за семь дней до заседания Коллегии представляет через ответственного секретаря докладную записку председателю Коллегии с соответствующим обоснованием.
3.3. В соответствии с планом работы и при наличии материалов, указанных в пункте 3.1. Положения, ответственный секретарь Коллегии за семь дней заседания составляет повестку (регламент) очередного заседания Коллегии, которая утверждается председателем Коллегии.
Повестка (регламент) заседания коллегии и материалы к нему вручаются ответственным секретарем членам Коллегии и руководителям соответствующих подразделений Комитета не позднее, чем за три дня до заседания. В те же сроки материалы передаются (направляются) в организации, представители которых приглашены на заседание коллегии.
4. Оформление заседаний и решений Коллегии
4.1. Заседания Коллегии оформляются в двухдневный срок протоколами, которые ведет ответственный секретарь Коллегии.
Протоколы подписываются председателем Коллегии.
4.2. Протокол должен содержать: номер, дату заседания Коллегии, сведения о присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов, фамилии докладчиков и лиц, принимавших участие в обсуждении вопросов, решение по каждому вопросу с указанием исполнителей, сроков исполнения и лиц (подразделений), на которых возложен контроль за исполнением решений.
4.3. Решения Коллегии принимаются после обсуждения путем открытого голосования простым большинством голосов из числа ее членов, присутствующих на заседании.
4.4. По указанию председателя Коллегии решения, принимаемые Коллегией, могут быть оформлены в виде приказа (распоряжения) председателя КУГИ.
Проекты указанных документов готовят подразделения - докладчики по рассмотренному вопросу в соответствии с порядком, определенным Инструкцией по делопроизводству Комитета.
4.4. Распоряжения, приказы, протоколы (выписки из них) не позднее, чем в пятидневный срок после заседания Коллегии направляются членам Коллегии, а при необходимости - другим участникам заседания Коллегии и заинтересованным организациям.
5. Контроль за выполнением решений Коллегии
5.1. Контроль за выполнением решений Коллегии возлагается на должностное лицо (структурное подразделение), указанное в решении.
Контроль за изданием приказа (распоряжения) принимаемого во исполнение решения Коллегии, возлагается на экспертно-контрольный отдел и ответственного секретаря Коллегии.
5.2. Контроль за выполнением плана работы Коллегии, представлением и рассылкой материалов осуществляет ответственный секретарь Коллегии.
5.3. При необходимости продления срока исполнения решения Коллегии лицо (подразделение), которому поручено выполнение решения, через ответственного секретаря представляет председателю Коллегии мотивированную докладную записку.
О решении председателя по этому вопросу ставится в известность ответственный секретарь Коллегии и экспертно-контрольный отдел.
5.4. По окончании года ответственный секретарь Коллегии представляет председателю Коллегии справку о результатах выполнения планов работы и решений Коллегии. При необходимости этот вопрос докладывается на заседании Коллегии.