Распоряжение Президента РФ от 28 января 1994 г. N 42-рп "Об утверждении Инструкции о порядке вручения юбилейной медали "50 лет Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг." стр. 2

О вручении медали в списке награжденных делается соответствующая запись.
По завершении вручения медалей списки награжденных подлежат постоянному хранению в установленном порядке.
Сведения о произведенных вручениях медали (форма N 3) органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Министерство обороны Российской Федерации, Федеральная служба контрразведки Российской Федерации, Федеральная пограничная служба - Главное командование Пограничных войск Российской Федерации, Министерство внутренних дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации представляют в Комиссию по государственным наградам при Президенте Российской Федерации к 10 сентября 1995 г. и 10 января 1996 г.
Порядок представления сведений с мест устанавливается вышеуказанными органами исполнительной власти.