- юридического отдела;
- организаций в сфере дошкольного образования;
- отдела ИТ-аналитики;
- отдела кадров.
Указанные лица несут ответственность в рамках своих обязанностей.
4.2. Ответственность за своевременное информирование сотрудников отдела разработки ПО, об изменениях в кадровом составе организаций, перечисленных в п.4.1. СТО, для исключения доступа сотрудников к Каталогу лиц (при увольнении, переводе, отпуске по уходу за ребенком и т.п.) несут директора (руководители) соответствующих организаций.
4.3. Контроль за соблюдением требований СТО осуществляет директор консалтинговой организации, в структуру которой входит отдел ИТ-аналитики.
5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Целью СТО является:
5.1.1. создание эффективной системы ввода, корректировки, использования информации и поддержки актуальных данных в Каталоге лиц;
5.1.2. проведение проверки контрагентов с целью:
- обеспечения должной осмотрительности и осторожности;
- снижение рисков сотрудничества с недобросовестными контрагентами;
- минимизации рисков и потерь экономического характера;
- снижение рисков встречных и синхронных налоговых проверок, организованных в адрес контрагента;
- снижение рисков отказа со стороны налоговых органов в возмещении НДС и исключения расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль;
- повышение эффективности управления проектами и инвестиционного менеджмента;
- повышение деловой репутации Заказчика ТРУ.
5.2. С целью снижения рисков выделены следующие критерии недобросовестности контрагента:
- невозможность реального осуществления контрагентом операций, для выполнения которых заключается договор, с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг;
- отсутствие необходимых условий для достижения результатов соответствующей экономической деятельности в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств, лицензий, допусков СРО и иной разрешительной документации, необходимой контрагенту для поставки/оказания ТРУ;
- совершение контрагентом операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном контрагентом.
- создание организации контрагента незадолго до совершения хозяйственной операции;
- неритмичный характер хозяйственных операций контрагента;
- нарушение контрагентом налогового законодательства в прошлом;
- разовый характер операции контрагента;
- осуществление деятельности не по месту нахождения контрагента;
- использование контрагентом посредников при осуществлении хозяйственных операций, расчеты через счета третьих лиц, неденежные формы расчетов (вексель, бартер, уступка прав требования);
- адрес регистрации компании является адресом «массовой» регистрации (т.е. по нему зарегистрированы 10 и более фирм);
- физ.лицо является учредителем 10 и более компаний («массовый» учредитель);
- физлицо является руководителем 10 и более компаний («массовый» руководитель);
- контрагент не сдает отчетность (информацию о численности персонала) в органы статистики;
- контрагент не сдает декларации по налогу на прибыль и по налогу на имуществ, декларацию по НДС;
- контрагент представляет «нулевую» налоговую или бухгалтерскую отчетность в течение одного или нескольких налоговых периодов;
- проводит финансово-хозяйственные операции, нехарактерные для зарегистрированных видов деятельности по ОКВЭД;
- налоговая нагрузка компании уменьшается на фоне роста выручки;
- несоразмерность расходов и доходов компании по данным бухгалтерской отчетности;
- передает владение собой (доли) юридическому лицу, которое в настоящее время находится в стадии ликвидации.
5.3. Перечень параметров Каталога лиц представлен в Приложении А.
5.4. Общая схема процесса Управления Каталогом лиц представлена в Приложении Б.
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Ввод данных в Каталог лиц.
6.1.1. Документы, предоставленные в организацию, должны быть отсканированы сотрудниками соответствующих организаций перед заполнением информации в Каталог лиц.
6.1.2. Заполнение информации в Каталог лиц осуществляют:
а) сотрудники управления ДОУ, используя за основу заявку, оформленную в ИС, поступившую в виде сообщения, переданного по ИС (далее - письма) от сотрудников соответствующих организаций, а также на основе поступающих в управление ДОУ правоустанавливающих документов, согласно МИ СМК 70.22.17 Методологическая инструкция пользователя 1С Каталога лиц;
б) сотрудники отдела ИТ-аналитики, используя за основу заявку, поступившую от руководителей организаций либо данных, полученных из анкеты и учредительных документов;
в) сотрудники организации в сфере управления продажами недвижимости, используя данные, полученные из оригиналов документов, а также анкетные данные при оказании услуг по продаже недвижимости;
г) сотрудниками организации, предоставляющей жилищно – коммунальные услуги, на основании анкетных данных при оказании жилищно – коммунальных услуг;
д) сотрудники организации в сфере дошкольного образования, используя данные, полученные из оригиналов документов, а также анкетные данные при оказание услуг по содержанию, обучению, развитию ребенка;
е) сотрудники отдела кадров, используя данные, полученные из оригиналов документов, а также на основании письма от сотрудников соответствующих организаций, при обращении ФЛ как соискателя на вакантную должность.
6.1.3. Документы согласно Приложения Г должны быть прикреплены сотрудниками организаций в карточке лица (в СТО общее понятие, включающие в себя контрагента, претендента, пользователя, физическое лицо, юридическое лицо) в течение 30 мин., после заполнения информации о лице в Каталоге лиц.
6.2. Первичная проверка и корректировка данных.
6.2.1. После получения автоматического уведомления о вводе данных в Каталог лиц сотрудник отдела ИТ-аналитики должен проверить наличие в карточке лица прикрепленных отсканированных документов, на основании которых была введена информация, согласно приложения Г.
6.2.2. Сотрудник отдела ИТ-аналитики при отсутствии приложенных в соответствии с п.6.2.1. документов должен письмом уведомить сотрудника, создавшего карточку лица, каких документов не хватает.
6.2.3. После прикрепления необходимых документов сотрудник отдела ИТ-аналитики в течение 15 мин. осуществляет сверку данных, внесенных в карточку лица, с прикрепленными документами, при обнаружении несоответствия производит корректировку данных (в СТО понятие означающее правку, частичное изменение, исправление информации), внесенных в Каталог лиц.
6.2.4. После проведения первичной проверки и корректировки, данные автоматически сохраняются и записываются в реестр Каталога лиц, который хранит всю информацию о вновь созданных лицах и проводимых изменениях с лицами.
6.3. Обязательная проверка лиц
6.3.1. Юридические лица и предприниматели без образования юридического лица с которыми Общества ИС предполагают заключать гражданско-правовые договоры подлежат обязательной проверке.
6.3.2. Перед заключением гражданско-правового договора с потенциальным контрагентом Ответственный менеджер обязан:
6.3.2.1. осуществить выезд по указанному контрагентом адресу, лично познакомиться с руководителем и иными сотрудниками, удостовериться в наличии торговых и складских помещений, производственных мощностей и трудовых ресурсов, и достоверности контактной информации, о чем заполнить Заявление о проверке контрагента, утвержденной настоящим СТО (Приложение З);
6.3.2.3. проверить деловую репутацию контрагента (провести мониторинг профильных СМИ, отраслевых информационных порталов, а также осуществить анализ выдачи поисковых систем на предмет упоминаний компании и ее первых лиц, отзывы клиентов и тех, кто имел дело с контрагентом, удостовериться в их актуальности).Доказательствами проверки (скриншоты с сайтов, копии коммерческих предложений и иной деловой переписки) должны быть приложены ответственным менеджером к Заявлению о проверке контрагента;
6.4. Проверка лиц по запросам
6.4.1.На основании запроса руководителя организации сотрудник отдела ИТ-аналитики проводит проверку информации (в СТО понятие означающее выяснение истинности, подлинности информации) о ФЛ в течение 1-ого рабочего дня, о ЮЛ в течение 3-х рабочих дней, а также выявляет возможные риски, связанные с проверяемым лицом.
6.4.2. В качестве источников информации для проведения проверки могут выступать: периодические издания; мнения аналитиков; личные наблюдения сотрудников организаций, ведущих сотрудничество с данным лицом; беседы с сотрудниками проверяемого ЮЛ, конкурентами и контрагентами конкурента; выставки и конференции; исследования легально приобретенных образцов продукции конкурента; открытые источники информации и пр.
6.4.3. Сотрудник отдела ИТ-аналитики по результатам проверки должен:
- внести в Каталог лиц полученные данные в параметр «Комментарии отдела ИТ-аналитики»;
- прикрепить файлы с полученной информацией в Каталог лиц;
- направить ответ на заявку руководителю соответствующей организации.
6.4.4. По результатам проверки, в случае соответствия проверяемой организации одному из признаков, указанных в п. 5.2 данного СТО, организации присваивается статус «Рискованный», который накладывает следующие ограничения:
- выбор контрагента при заключении договора;
- заявка на платеж;
- создание спецификации;
- создание акта выполненных услуг;
- изменения статуса договора.
6.4.5. При обнаружении подделки документов удостоверяющих личность, учредительных документов ЮЛ, сотрудник отдела ИТ-аналитики передает данную информацию, письмом, руководителю частного охранного предприятия.
6.5. Использование информации.
6.5.1. Сотрудник отдела ИТ-аналитики вносит информацию, полученную от сотрудников правового управления о возникновении судебных тяжб между организацией и сотрудником; от руководителей организаций о нарушении ПВТР, случаев хищения и растрат, причинении вреда имуществу.
6.5.2. По результатам выявленных рисков сотрудник отдела ИТ-аналитики после согласования с директором консалтинговой организации, в структуру которой входит отдел ИТ-аналитики, корректирует в Каталоге лиц совокупность контрагентов, отнесенных по определенным признакам к недобросовестным (далее - Список).