Если Общество принимает решение об использовании при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, информационной системы общего пользования для организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи (далее ЭП), то электронные документы, созданные в информационной системе и подписанные ЭП, признаются юридически эквивалентными документам, созданным в письменной форме. Законность и действительность указанных документов не может быть оспорена только на том основании, что они совершены в электронном виде. Электронный документ с ЭП имеет юридическое значение при осуществлении отношений, регулируемых законодательством.
Общество признает применяемые средства криптографической защиты информации в соответствии с правилами электронного документооборота достаточными для обеспечения конфиденциальности и целостности информации и невозможности ее фальсификации. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (Федеральный закон "Об электронной подписи" № 63-ФЗ от 06.04.2011).
При соблюдении указанных требований документ, надлежащим образом оформленный и подписанный с помощью ЭП, является первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.
Первичные документы составляются в электронном виде с применением ЭП в соответствии со СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
Если документы, которые служат основанием для регистрации фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета подписываются ЭП, то Общество принимает такие ПУД исходя из следующих критериев: в зависимости от вида операции, разрыва между датой создания и подписания ЭП, суммой документа.
В зависимости от вида операции все документы делятся на три группы: товары, работы, услуги. При этом к отражению в группе «товары» относятся все документы, которыми отражается движение любого имущества на балансовых счетах, к услугам относятся, в том числе предоставление во временное пользование имущества (аренда, прокат).
По товарам произведено деление на две группы в зависимости от наличия в договоре условий о переходе права собственности.
По услугам произведено деление на периодически оказываемые и разовые.
В зависимости от разрыва между датой создания и подписания ЭП (берется дата подписания второй стороной) все документы делятся на несколько групп: 1) созданные и подписанные внутри отчетного периода (отчетным считается месяц); 2) созданные в одном отчетном периоде, а подписанные в следующем; 3) созданные в одном отчетном периоде, а подписанные в следующем году.
Сумма документа влияет на определение уровня существенности, в порядке, установленном в п. Уровень существенности.
Отражение производится следующим образом:
УСЛОВИЯ | Услуги | Товары | Работы | |||
периодические | разовые | условиями договора не предусмотрен порядок перехода права собственности | условиями договора предусмотрен порядок перехода права собственности | |||
1 | Созданы и подписаны в одном месяце | дата отражения в БУ = дата оказания услуг (исходя из условий договора, например, последнее число расчетного периода) | дата отражения в БУ = дата принятия услуг (дата подписания акта Заказчиком) | дата отражения в БУ = дата передачи первому перевозчику (подпись в ТН, ТТН первого перевозчика) | дата отражения в БУ = дата перехода права собственности по условиям договора | дата отражения в БУ = дате принятия работ (подписания Заказчиком) |
2 | Созданы в одном месяце, подписаны в другом (но в пределах одного отчетного года): | |||||
2а | подписаны в течение 3х дней, с даты окончания месяца | дата отражения в БУ = дата оказания услуг (исходя из условий договора, например, последний день месяца) | ||||
2б | подписаны в течение более 3х дней, с даты окончания месяца | см. табл. уровень существенности | ||||
3 | Созданы в одном году, а подписаны в другом | |||||
Уровень существенности:
Отчетность | Услуги периодические | ||
1. Меньше уровня существенности | 2. Больше уровня существенности | ||
1 | Отчетность сдана | ||
1а | годовая | дата отражения в БУ=дате подписания ЭП (отражается в составе прочих расходов, как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном периоде) | дата отражения в БУ=дате подписания ЭП (отражается в составе непокрытых убытков)* |
1б | квартальная | дата отражения в БУ=дате подписания ЭП | |
2 | Отчетность подготовлена, но не сдана | дата отражения в БУ = дате оказания услуг (по условиям договора, например, последний день расчетного периода), если дата оказания услуг не доступна, то последний день отчетного периода | |
3 | Отчетность не подготовлена | ||
* необходима корректировка отчетности, см. ПБУ 22/2010
Одновременно с электронными документами используются также первичные документы на бумажных носителях.
В документообороте Общества используется следующий перечень первичных документов на бумажных носителях:
- кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные ведомости, приходный кассовый ордер, кассовая книга);
- чековая книжка;
- авансовые отчеты;
- входящие документы контрагентов, не присоединившихся к системе электронного документооборота;
- исходящие документы контрагентам, не присоединившимся к системе электронного документооборота;
- документы по учету кадров;
- документы по расчетам с персоналом по оплате труда, по начислению поощрений, компенсаций, пособий;
- доверенность.
При оформлении документов на бумажных носителях следующие документы не заводятся в ИС, а ПУД передаются в архив:
- кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные ведомости, приходный кассовый ордер, кассовая книга
- чековая книжка.
Хранение документов Общества осуществляется специализированной консалтинговой организацией. Бухгалтерская документация храниться не менее 5 лет, за исключением сроков хранения отдельных документов, для которых в соответствии с архивным законодательством установлены отдельные сроки хранения:
- лицевые счета работников хранятся 75 лет;
- годовые бухгалтерские балансы и отчеты, документы, приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы хранятся 5 лет.
Отсчет сроков хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
1.7. Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами осуществляются в соответствии с "Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) и с "Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П).
Выдача денежных средств под авансовый отчет производится согласно утвержденному организацией перечню подотчетных лиц в Распоряжение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами. Денежные средства под авансовый отчет выдаются всем подотчетным лицам на срок, установленный Распоряжением о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами, отдельно в исключительных случаях допустима выдача на иной срок по отдельному распоряжению руководителя.
Полученные деньги могут быть использованы только на те цели, на которые они выданы. По израсходованным суммам работник составляет и представляет в консалтинговую организация утвержденный ЕИО авансовый отчет в течение трех дней с момента использования денежных средств.
Если подотчетное лицо не отчиталось в установленные сроки, то сумма, выданная под авансовый отчет, считается неизрасходованной и удерживается из заработной платы сотрудника в соответствии с требованиями статьей 137 и 138 Трудового кодекса РФ. Подотчетное лицо оформляет Согласие на удержание из заработной платы неиспользованной подотчетной суммы или возвращает денежные средства в кассу организации. При этом размер удержания не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При отказе сотрудника от удержания из заработной платы и от внесения в кассу Общества не использованной суммы, выданной под авансовый отчет, оформляется пакет документов для взыскания задолженности.
1.8. Основные положения проведения инвентаризаций
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация активов, обязательств и источников финансирования деятельности Общества.
Инвентаризация проводится в соответствии с:
- Федеральным законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н,
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.
Результаты инвентаризация кассы оформляются формами первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, утвержденными Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Инвентаризация имущества, полученного во временное владение и пользование или во временное пользование, проводится один раз в год.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется специализированной консалтинговой организацией по распоряжению ЕИО, а дебиторской задолженности и в случаях формирования резерва по сомнительным долгам.