Утверждена решением БИК от 30.11.2012г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка реализации зарплатного проекта в рамках реализации требований СТО СМК 70.22.12 «Порядок осуществления расчетно-кассового обслуживания».
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения сотрудниками Управления, на которых возложена функция организации зарплатного проекта.
1.3. Положение Инструкции распространяются на организацию работы с банковскими учреждениями в рамках зарплатного проекта.
2. Реализация зарплатного проекта
2.1. Заключение договора о выплате заработной платы посредством расчетных банковских карт
2.1.1.Сотрудник Управления, являющийся Контролером по заявке после получения согласованной в срок один рабочий день, с момента поступления Заявки назначает сотрудника Управления ответственным исполнителем по Заявке.
2.1.2. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение трех рабочих дней, не считая дня принятия Заявки в работу, должен подготовить пакет всех документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными документами банка, на заключение договора о выплате заработной платы посредством расчетных банковских карт.
Если сотруднику Управления необходима дополнительная информация, то он должен зафиксировать вопрос через комментарий к заявке. Для заключения зарплатного проекта в выбранном банке необходимо наличие расчетного счета с системой ДБО. При отсутствии счета руководителю организации предлагается согласовать Заявки на открытие расчетного счета и на подключение к системе ДБО.
Подготовленные документы сотрудник Управления передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления направляет их с курьером на рассмотрение в банк. При необходимости в процессе приема-передачи документов оформляется реестр и контролируется возврат экземпляров клиента.
Сотрудниками банка проводится проверка предоставленных документов на достоверность полученной информации. При наличии вопросов у сотрудников банка сотрудник Управления дает пояснение.
Сотрудник Управления контролирует дату вступления в силу договора и отслеживает возврат экземпляров клиента из банка в течение десяти дней после отправки документов в банк. Полученный из банка договор сотрудник Управления передает на регистрацию в Управление ДОУ и информирует Сотрудников отдела регламентных операций в информационных системах о новом зарплатном проекте.
В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
Сотрудник Управления оформляет Заявку в организацию, оказывающую услуги в области информационных технологий на создание ключа ЭЦП, необходимого для подписания зарплатного реестра на зачисление заработной платы на лицевые счета сотрудников организации и реестра на выпуск зарплатных карт. Распечатанный акт открытого ключа на бумажном носителе сотрудник Управления заполняет в двух/трех экземплярах (в зависимости от требования банка) и передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления направляет их на рассмотрение в банк. На дату вступления в силу ЭЦП сотрудник Управления отслеживает возврат одного экземпляр акта открытого ключа, заверенного со стороны банка. В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
Полученный из банка заверенный акт открытого ключа сотрудник Управления передает на хранение в архив. В тот же день присваивает Заявке статус «Исполнено».
Банк вправе требовать замены ключей ЭЦП при проведении периодической плановой замены ключей ЭЦП, смене лиц, уполномоченных распоряжаться счетами, а также блокировать использование ключей ЭЦП после окончания срока их действия. При замене ЭЦП сотрудник Управления осуществляет работу на основании заявки: «Участие специалистов в решении задач в области финансового управления бизнес-процессов Заказчика»
2.2. Оформление, выпуск и выдача карт сотрудникам организации
2.2.1. Сотрудник Управления, являющийся Контролером по заявке после получения согласованной Заявки в срок один рабочий день, назначает сотрудника Управления исполнителем по Заявке.
2.2.2. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение одного рабочего дня, не считая дня принятия Заявки в работу, должен в 1С: Зарплата и управление персоналом подготовить для сотрудников организации заявления на получение зарплатной карты, с прилагаемыми к ним доверенностями (Приложение А) на ответственных сотрудников Управления на получение карт и невскрытого ПИН-конверта в отделении банка. Заявления формируются сотрудником Управления в 1С:ЗиУП → СК → Банк → Заявка на открытие счета → сотрудник Управления выбирает наименование организации, контрагента, зарплатный счет, номер договора, ФИО сотрудника → Записать →Ок. Для Вывода заявления на печать сотрудник Управления выполняет следующие действия: 1С:ЗиУП → СК → Банк → Операции с лицевыми счетами сотрудников → Печать заявок на открытие счетов.
Далее сотрудник Управления подготовленные документы заверяет подписью сотрудника организации и передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления проверяет по списку вернувшиеся документы, фиксируя в Заявке ФИО сотрудников, чьи заявления и доверенности не вернулись с подписания. На подготовленные заявления в 1С:Зарплата и управление персоналом формируется реестр на выпуск банковских карт.
Реестр формируется в 1С:ЗиУП → СК → Банк → Операции с лицевыми счетами сотрудников →сотрудник Управления выбирает ФИО ответственных сотрудников Управления → Печать → Реестр на открытие счетов → Выгрузить на диск «U» → папка OUT_OSB → Соответствующая папка организации. Реестр распечатывается в двух экземплярах и подписывается уполномоченными сотрудниками Управления и заверяется оттиском печати организации. Реестры в электронном виде подписываются зарплатной ЭЦП и сбрасываются на электронный носитель. Заявления сотрудников организации, доверенности, реестры на бумажном и в электронном носителе передаются на рассмотрение в обслуживающий банк под роспись на одном экземпляре реестра.
Сотрудник Управления должен отследить выпуск банковских карт в согласованные сроки и организовать получение карт и отчета о выданных картах уполномоченными лицами в банке не позднее трех рабочих дней с момента изготовления карт банком.
Сотрудник Управления в течение трех рабочих дней с момента получения карт должен получить из банка реестр открытых счетов банковских карт, сохранить лицевые счета сотрудников организации в 1С: Зарплата и управление персоналом.
Сотрудник Управления сообщает руководителю организации через комментарий в заявке о необходимости извещения сотрудников организации о возможности получения карт и присваивает заявке статус «Исполнено»
Выпущенные банком карты сотрудник Управления выдает под подпись в отчете выданных карт (2 экземпляра) сотрудникам организации. Отчеты по выданным картам, подписанные всеми заявленными в реестре сотрудниками организации передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления передает отчеты в банк под подпись на одном экземпляре отчета.
В случае отказа в выпуске банковской карты по заявлению сотрудник Управления должен связаться с банком для выявления существующей причины, через комментарий к заявке сообщить руководителю организации о причинах не выпуска карты, при необходимости запросить копии паспорта сотрудника и требуемую банком информацию. Передать уточненные данные в банк в срок один рабочий день с момента поступления информации от руководителя организации.
2.3 Сопровождение зарплатного проекта
При получении информации от отдела формирования баз данных по кадрам, руководителя организации или других заинтересованных лиц о вновь принятых сотрудниках организации сотрудник Управления создает соответствующую Заявку и направляет на согласование руководителю организации. После получения согласования Заявки от руководителя организации, сотрудник Управления должен принять Заявку в работу и подготовить соответствующие документы в течение трех рабочих дней, не считая дня принятия Заявки в работу. Далее выполняются действия, описанные выше по тексту.
Если при трудоустройстве новый сотрудник направлен из отдела формирования баз данных по кадрам, то заявление на выпуск банковской карты подготавливается в момент обращения с последующим отправлением соответствующей Заявки на согласование руководителю организации.
В случае перехода сотрудника из одной организации в другую организацию, имеющую зарплатный проект в том же банке, сотрудник Управления должен создать соответствующую Заявку и в течение одного рабочего дня, не считая дня получения информации от отдела формирования баз данных по кадрам или заинтересованных лиц подготовить письмо в банк, для подкрепления заявленного лицевого счета к новому зарплатному договору. Получив подтверждение от банка, сотрудник Управления должен прикрепить лицевой счета сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом к новому зарплатному проекту.
Лицевой счет сотрудника организации, при необходимости, может сохраняться в 1С: Зарплата и управление персоналом к нескольким зарплатным договорам, в рамках одного банка.
Согласно договору на зарплатный проект Сотрудник Управления должен информировать банк об уволенных сотрудниках организации. Для этого сотрудник Управления создает соответствующую Заявку и направляет на согласование руководителю организации. После получения согласования Заявки от руководителя организации, сотрудник Управления должен принять Заявку в работу и подготовить в течение двух рабочих дней письмо, отправив его на согласование через СЭД Lotus Notes/Канцелярия/Исходящие. После возврата из Управления ДОУ письма, заверенного подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления передает письмо в банк под подпись на одном экземпляре письма, присваивает Заявке статус «исполнено»
Сотрудник Управления должен контролировать необходимость внесения изменений или дополнений в перечень уполномоченных лиц путем предоставления нового экземпляра образцов подписей.
При смене ЕИО организации сотрудник Управления должен своевременно заменить ЭЦП, используемую для подписания зарплатного реестра на зачисление заработной платы на лицевые счета сотрудников и реестра на выпуск зарплатных карт.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО:
ЛИСТ
РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменение № | Должность и подпись лица, внесшего изменение | Дата |