3.13. Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Образование межведомственных рабочих групп (кроме указанных в пункте 5.21 Регламента), утверждение их руководителей и состава осуществляются Руководителем (заместителем Руководителя) по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. Решение Руководителя (заместителя Руководителя) оформляется соответствующим приказом.
3.14. Межведомственные рабочие группы возглавляет, как правило, заместитель Руководителя или руководитель соответствующего структурного подразделения Службы.
План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем.
Организационно-техническое обеспечение деятельности межведомственной рабочей группы возлагается на соответствующее структурное подразделение Службы.
3.15. Предложения о включении представителей Службы в состав межведомственных рабочих групп подписываются Руководителем (заместителем Руководителя). Указанные предложения, поступившие в Службу, рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений Службы.
3.16. Обращения общественных объединений об участии представителей Службы в работе создаваемых этими организациями органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп и прочих) рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений Службы. О результатах рассмотрения обращения общественное объединение информируется заместителем Руководителя или уполномоченным руководителем структурного подразделения Службы.
Коллегия Службы
3.17. В Службе может быть образована коллегия Службы (далее - коллегия).
Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
3.18. Коллегия является постоянно действующим совещательным органом при Руководителе, образуется и возглавляется Руководителем.
Состав коллегии и порядок участия членов коллегии в ее заседаниях определяются Руководителем и утверждаются приказом Службы. Представители иных федеральных органов исполнительной власти и организаций могут входить в состав коллегии по согласованию с руководителями этих органов и организаций. Члены коллегии не имеют иных полномочий, кроме предусмотренных занимаемой должностью.
Принятые на заседании коллегии решения оформляются протоколом.
3.19. План работы коллегии формируется на основе предложений структурных подразделений Службы.
План работы коллегии утверждается Руководителем и направляется членам коллегии и иным заинтересованным лицам.
3.20. Документы к заседаниям коллегии подготавливаются структурными подразделениями Службы в соответствии с планом работы коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу (включая в случае необходимости проекты актов) и проекта протокола заседания коллегии, завизированных руководителями соответствующих структурных подразделений Службы и заместителем Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
3.21. Итоговая коллегия проводится Службой в первом полугодии года, следующего за отчетным, с целью подведения итогов деятельности Службы за отчетный год и определения целей и задач на текущий год и плановый период.
3.22. Организационно-техническое обеспечение деятельности коллегии возлагается Руководителем на соответствующее структурное подразделение.
Основные правила организации документооборота в Службе
3.23. Делопроизводство в Службе осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641) (далее - Правила делопроизводства).
3.24. На основе Правил делопроизводства Служба по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.
3.25. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
3.26. Организация и ведение делопроизводства в Службе осуществляются структурным подразделением Службы, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Службы.
3.27. Акты Службы, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих ее наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Службе.
3.28. Над наименованием Службы указывается полное или сокращенное наименование Минфина России.
IV. Порядок подготовки и оформления решений и поручений Руководителя и его заместителей
4.1. Решения Службы оформляются в виде приказа Службы или в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в виде иных актов.
4.2. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Службы, Руководитель (заместитель Руководителя) дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания руководителям соответствующих структурных подразделений Службы.
4.3. Поручения, содержащиеся в письменной резолюции Руководителя (заместителя руководителя), оформляются на бланке для резолюций Руководителя (заместителя Руководителя).
Оформление решений, принятых на совещании у Руководителя (заместителя Руководителя Службы)
4.4. Решения, принятые на совещании у Руководителя (заместителя Руководителя), по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением Службы, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем, и представляется Руководителю (заместителю Руководителя), как правило, в течение суток после окончания совещания.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения Службы, ответственного за проведение совещания.
4.5. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные структурные подразделения Службы.
Копии протоколов совещаний у Руководителя (заместителя Руководителя) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащих срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у Руководителя (заместителя Руководителя), осуществляется структурным подразделением Службы, ответственным за проведение совещания, и (или) структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений в Службе.
Оформление договоров (контрактов, соглашений)
4.6. Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются структурными подразделениями Службы во исполнение поручений Руководителя (заместителя Руководителя) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.7. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с руководителем или иными уполномоченными работниками структурного подразделения Службы, ответственного за нормативно-правовое обеспечение деятельности Службы (далее - юридическая служба). В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Руководителю проект также согласовывается с соответствующим заместителем Руководителя.
4.8. При наличии неурегулированных разногласий правового характера руководитель юридической службы докладывает о них Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.
V. Порядок исполнения поручений в Службе
5.1. Акты Службы, а также резолюции (поручения) Руководителя по рассмотренным документам оформляются структурным подразделением Службы, обеспечивающим организацию документооборота в Службе, и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
5.2. Структурное подразделение Службы (должностное лицо), указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения, руководитель этого структурного подразделения Службы (должностное лицо) организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.
5.3. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по документам, направленным на исполнение поручением Руководителя, - на основании резолюции Руководителя;
по документам, направленным на исполнение структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота в Службе, - на основании письменной резолюции соответствующего заместителя Руководителя или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений Службы.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота в Службе.
5.4. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются Руководителю руководителем заинтересованного структурного подразделения Службы (заинтересованным должностным лицом) в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
5.5. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений Службы), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений Службы обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение Руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
5.6. Соисполнители (структурные подразделения Службы) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения (при их наличии), подписанные руководителями структурных подразделений Службы. При отсутствии предложений в части своей компетенции соисполнители (руководители структурных подразделений Службы) визируют подготовленный головным исполнителем в рамках исполнения поручения документ.
Предложения Службы в рамках исполнения поручений, указанных в пункте 5.9 Регламента, подписанные Руководителем (заместителем Руководителя), представляются в Минфин России в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.