в) официальные документы (письма, телеграммы) Суда, в том числе сопроводительные документы и приложения к ним, за подписью должностных лиц Суда в соответствии с их полномочиями;
г) внутренние документы:
- организационно-распорядительные документы Суда (приказы, распоряжения Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда, распоряжения заместителей Председателя Суда);
- иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности*(3) (образцы оформления некоторых из них приведены в приложениях 41, 42, 43);
д) документы архивного фонда Суда, в том числе переданные на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
Документы Суда совместно с другими документами могут формироваться в соответствующие дела, наряды и производства в зависимости от их принадлежности.
2.2.2. Право подписи документов Суда предоставляется должностным лицам Суда в соответствии с их полномочиями, установленными процессуальным законодательством, решениями Руководства Суда и положениями о подразделениях Суда.
2.3. Приём письменной корреспонденции, учёт и распределение документов
2.3.1. Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки через экспедицию, а также через Приёмную Суда непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.
2.3.2. Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в установленное время.
Во внеслужебное (в нерабочее) время приём корреспонденции, доставляемой фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, осуществляется ответственным дежурным по Суду в установленном порядке*(4).
2.3.3. Приём письменной корреспонденции, первоначальный учёт документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.
Для каждого подразделения Суда установлен соответствующий индекс (приложение 37).
2.3.4. При приёме письменной корреспонденции проверяются правильность её адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.
При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.
В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах (приложение 46), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению в соответствующее подразделение Суда для принятия решения, а второй экземпляр остаётся на хранении в экспедиции.
При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ учитывается, передаётся в общий отдел Управления документооборота и делопроизводства Суда (далее - общий отдел) для регистрации и последующего возвращения отправителю документа.
Конверты (пакеты) после вскрытия и учёта вложенных в них документов в экспедиции, как правило, не уничтожаются.
Конверты, в которые были вложены жалобы (представления) и обращения, сохраняются и прикладываются к жалобам (представлениям) и обращениям, а после их рассмотрения в судебных коллегиях (подразделениях Суда) подшиваются в производства или в наряды.
2.3.5. Конверты (бандероли, посылки), поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометкой "Лично", в экспедиции не вскрываются, учитываются и передаются в общий отдел для регистрации по реквизитам, имеющимся на конверте (бандероли, посылке), и для доклада Руководству Суда.
Конверты (пакеты), доставленные фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометками "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно", учитываются в Журнале учёта пакетов, поступивших в Верховный Суд Российской Федерации из органов государственной власти Российской Федерации (приложение 13), затем после первоначального автоматизированного учёта вложенных в них документов оперативно передаются в общий отдел для регистрации и доклада их Руководству Суда.
2.3.6. Документы на иностранном языке учитываются в экспедиции и передаются в Управление международного сотрудничества Суда для обеспечения перевода на русский язык и доклада Руководству Суда.
2.3.7. Первоначальный автоматизированный учёт всех поступивших в Суд документов осуществляется в экспедиции, группе учёта документов и Приёмной Суда путём проставления (наклеивания) на лицевой стороне первого листа документа (сопроводительного письма), на конверте (бандероли, посылке) с пометкой "Лично" этикетки (стикера) со штрих-кодом, учётным номером и датой поступления документа (приложение 65).
2.3.8. Судебные дела после получения всех томов дела и вещественных доказательств (при наличии) учитываются в автоматизированном режиме путём проставления (наклеивания) этикетки (стикера) со штрих-кодом, учетным номером и датой поступления судебного дела на лицевой стороне сопроводительного письма.
При этом на лицевой стороне обложки каждого тома судебного дела ставится регистрационный штамп экспедиции (приложение 66) и указывается номер заказной бандероли, а на обложке последнего тома судебного дела в регистрационном штампе указывается индекс субъекта Российской Федерации, на территории которого размещён федеральный суд*(5), или индекс арбитражного суда округа с образованными в данном судебном округе арбитражными судами первой инстанции*(6) и арбитражными апелляционными судами или индекс Суда по интеллектуальным правам, направивших судебное дело (приложения 38, 39, 40), а также дата поступления судебного дела в Суд, количество томов и приложений к нему.
2.3.9. Не подлежат учёту и регистрации поступившие в Суд рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и т.п.
Указанная корреспонденция передаётся по назначению с отметкой в Разносной книге (приложение 12).
2.3.10. После прохождения автоматизированного учёта в экспедиции судебные дела и документы передаются в подразделения Суда в соответствии с их предназначением для регистрации, доклада и исполнения.
Доставка документов в подразделения Суда осуществляется работниками экспедиции. Срочные документы передаются в подразделения Суда оперативно по мере их поступления.
Передача судебных дел и документов в подразделения Суда осуществляется с проставлением подписи о приёме (далее - под расписку) в Реестре передачи судебных дел и документов. Информация о передаче учтённых документов из экспедиции в подразделения Суда отражается в АИС.
Наряды с реестрами хранятся в установленном порядке.
2.3.11. Документы, ошибочно направленные в подразделения Суда, должны быть возвращены в экспедицию в 3-дневный срок для передачи по назначению. При этом (при необходимости) за подписью руководителя подразделения Суда оформляется справка с обоснованием причин передачи документа в другое подразделение Суда.
2.4. Регистрация и прохождение входящих документов, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством, и внутренних документов Суда
2.4.1. Регистрация входящих и внутренних документов в подразделениях Суда осуществляется в день их поступления работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.
Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа, а на первой странице каждого документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с наименованием подразделения Суда, номером и датой регистрации (приложение 67). При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп (приложение 69).
После регистрации входящие документы в установленном порядке сканируются и их электронные образы помещаются в АИС работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.
2.4.2. Электронная регистрационная карточка документа содержит определённый и необходимый набор реквизитов с информацией о документе, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.
2.4.3. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, который присваивается автоматически, косой черты, двух последних цифр календарного года, дефиса, номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения) подразделения (приложение 37) и даты регистрации.
Например: 679/15-2-ВС.
Регистрационный номер организационно-распорядительного документа состоит из порядкового номера, дефиса, буквенного обозначения вида документа (приказ - П, распоряжение - Р) и даты регистрации.
Например: 5-П.
2.4.4. Регистрация входящих и внутренних документов, подготовка к докладу документов, требующих решения по ним Руководства Суда, передача этих документов в подразделения Суда и контроль за исполнением документов в соответствии с поручениями Руководства Суда осуществляются общим отделом, за исключением приказов и распоряжений Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда по личному составу Суда, которые регистрируются в Управлении кадров и государственной службы Суда.
2.4.5. При подготовке к докладу входящего документа из нарядов (производств) подбираются и приобщаются к нему ранее поступившие документы и соответствующая переписка по ним, на которые имеется ссылка в документе или электронной регистрационной карточке.
2.4.6. Письменные указания по исполнению документов даются Руководством Суда, руководителями секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда в форме резолюций (поручений), в которых указываются исполнители (соисполнители) и сроки исполнения.
Резолюции (поручения) Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда оформляются на бланках установленного образца (приложение 8) или на свободных от текста полях документа и подписываются ими с указанием даты.
2.4.7. Руководители подразделений Суда организуют и обеспечивают исполнение документа в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в форме письменных указаний на оборотной стороне бланка резолюции (поручения) Руководства Суда, на самих документах или на бланках установленного образца (приложение 9).
2.4.8. В резолюции (поручении) указываются фамилия и инициалы исполнителя и соисполнителей, при этом если исполнитель не определён, то им является исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым.
Текст резолюции (поручения), фамилии и инициалы исполнителя и соисполнителей, а также изменения в прохождении документа вносятся в электронную регистрационную карточку документа.
2.4.9. Подлинник документа передаётся ответственному исполнителю, указанному в резолюции (поручении) первым, который обязан организовать исполнение в установленный срок, а копии документа - соисполнителям.
Документы передаются под расписку в Реестре передачи.