Управление портфелем проектов представляет совокупность следующих процессов:
а) группа процессов обеспечения управления портфелем:
1) процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов;
2) процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов;
б) группа процессов формирования портфеля проектов:
1) процесс идентификации компонентов портфеля;
2) процесс оценки компонентов портфеля;
3) процесс расстановки приоритетов;
4) процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов;
5) процесс авторизации портфеля проектов;
в) группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов:
1) процесс контроля реализации портфеля проектов;
2) процесс управления изменениями.
Процессы управления портфелем проектов выполняются последовательно, с определенной цикличностью.
5.2 Группа процессов обеспечения управления портфелем
5.2.1 Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов
Цель процесса: обеспечение команды управления портфелем достоверной информацией для определения структуры и состава портфеля проектов, а также определение принципов управления портфелем проектов.
Выходы процесса:
- данные о миссии, стратегических целях и приоритетах организации в части управления портфелем;
- данные об ограничениях портфеля (по бюджету, человеческим ресурсам и др.);
- информация, влияющая на стратегические решения управления организацией и портфелем проектов (рыночная конъюнктура, требования законодательства, изменения политической обстановки и др.).
5.2.2 Процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов
Цель процесса: установление единой системы формальных методик, процедур и критериев для управления портфелем проектов.
Выходы процесса:
- определен и утвержден перечень категорий компонентов портфеля;
- определен и утвержден перечень параметров оценки компонентов для каждой категории;
- определен и утвержден перечень методик оценки и анализа параметров оценки компонентов;
- определен и утвержден интегральный показатель, отражающий степень важности и инвестиционной привлекательности компонента;
- определен и утвержден перечень показателей портфеля;
- утверждены нормативно-регламентные документы (регламенты, положения и т.п.) по управлению портфелем проектов.
5.3 Группа процессов формирования портфеля проектов
5.3.1 Процесс идентификации компонентов портфеля проектов
Цель процесса: унификация, категоризация и структуризация информации о существующих предложениях по инициации новых проектов, а также реализуемых в настоящий момент проектах и программах в рамках портфеля проектов.
Выходы процесса:
- определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля проектов, сгруппированных по категориям;
- определен и документирован перечень отклоненных компонентов портфеля;
- уточнен и документирован перечень реализуемых в настоящий момент компонентов портфеля, сгруппированных по категориям;
- определен и документирован перечень компонентов, по которым требуется дополнительная информация для анализа.
5.3.2 Процесс оценки компонентов портфеля проектов
Цель процесса: сбор и подготовка объективной и полной информации о потенциальных и текущих компонентах портфеля для принятия обоснованного решения по ранжированию и приоритизации компонентов.
Выходы процесса:
- определен и документирован перечень потенциальных компонентов портфеля с оценками по всем критериям;
- определен и документирован перечень реализуемых компонентов портфеля с оценками (при необходимости).
5.3.3 Процесс расстановки приоритетов
Цель процесса: ранжирование и определение приоритетов компонентов по интегральному показателю и/или обоснованной необходимости для организации.
Выходы процесса:
- определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля с общей оценкой (приоритетом) компонента;
- определен и документирован перечень реализуемых компонентов портфеля с новым рейтингом и приоритетом (при необходимости).
5.3.4 Процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов
Цель процесса: формирование оптимального перечня компонентов, наилучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей организации с учетом существующих ограничений.