Дата введения - 1 октября 2010 г.
Взамен РД 52.19.143-98
1 Область применения
Настоящий руководящий документ устанавливает структуру перечня, его состав, сроки и место хранения документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (далее - Госфонд Росгидромета).
Настоящий руководящий документ распространяется на территориальные органы и государственные учреждения Росгидромета, в том числе структурные подразделения, отделы фонда данных и экспертные комиссии Госфонда Росгидромета.
2 Нормативные ссылки
В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация
ГОСТ Р 51141-98 Делопроиздство и архивное дело. Термины и определения
РД 52.04.567-2003 Положение о государственной наблюдательной сети (с изменениями на 01 января 2009 года)
РД 52.04.614-2000 Наставление гидрометеорологическим станциям и постам. Выпуск 3. Часть II. Обработка материалов метеорологических наблюдений
РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.159-2009 Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.160-2009 Положение об экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации
3 Термины, определения и сокращения
3.1 В настоящем руководящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства [1].
3.1.2 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой [1].
3.1.3 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1].
3.1.4 акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяющий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в процессе экспертизы ценности документов в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое или научное значение и отобранных к уничтожению.
3.1.5 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти [1].
Примечание - В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ГУ "ВНИИГМИ-МЦД"
3.1.6 документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [1].
3.1.7 документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета (РД 52.19.108).
3.1.8
| документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.[ГОСТ Р 51141-98, статья 112] |
3.1.9 комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов (с учетом ГОСТ 7.76, статья 2.12).
3.1.10 наблюдательное подразделение; НП: Структурное или обособленное подразделение организации наблюдательной сети, непосредственно выполняющая наблюдения за состоянием окружающей среды, ее загрязнением в одном или нескольких закрепленных стационарных или подвижных пунктах наблюдений, также выполняющая первичную обработку результатов наблюдений и передачу их по утвержденной схеме (РД 52.04.567).
3.1.11 опись документов: Справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания (с учетом ГОСТ Р 51141, статья 132).
3.1.12
| организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.[ГОСТ 7.76-96, статья 2.10] |
3.1.13 организация наблюдательной сети; ОНС: Некоммерческая с правом юридического лица организация Росгидромета, выполняющая оперативно-производственные (производство наблюдений за гидрометеорологическими процессами и загрязнением окружающей среды, сбор, обработку и передачу информации, техническое и сервисное обслуживание средств измерений, обеспечение потребителей информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей среды, ее загрязнении) и специальные (исполнительные, контрольные) функции в области гидрометеорологии и смежных с ней областях на территории своей деятельности (РД 52.04.567).
3.1.14 особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования [1].
3.1.15 отдел фонда данных; ОФД: Структурное подразделение в госучреждении Росгидромета, которое осуществляет организацию Госфонда Росгидромета и предоставление пользователям документов, принятых на хранение (РД 52.19.108).
3.1.16 первичные данные наблюдений: Измеренные значения гидрометеорологических, гелиогеофизических величин и уровня загрязнения окружающей среды, выраженные в соответствующих физических единицах, а также визуальные оценки величин и атмосферных явлений (с учетом РД 52.04.614).
3.1.17 преобразование данных: Перевод первичных данных наблюдений в значения физических величин и их характеристик (с учетом РД 52.04.614).
3.1.18 прогностическая информация: Результаты численных прогнозов полей метеорологических величин и элементов погоды различной заблаговременности на основе гидродинамических моделей атмосферы.
3.1.19 режимно-справочные издания: Издания, подготовленные в государственных учреждениях Росгидромета в рамках ведомственного заказа, научных программ, других плановых работ и содержащие обобщенную информацию (по профилю своей деятельности) о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (РД 52.19.108).
3.1.20 результаты гидрометеорологических и гелиогеофизических наблюдений и наблюдений за загрязнением окружающей среды:
Измеренные значения величин, их характеристик, полученные с помощью измерений или визуальных оценок (наблюдений), а также вычисленные по первичным данным наблюдений (с учетом РД 52.04.614).
3.1.21 страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав Госфонда Росгидромета и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.
3.1.22 управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11).
3.1.23
| формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.[ГОСТ 7.76-96, статья 2.9] |
3.1.24 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [1].
3.1.25 экспертная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭК Госфонда Росгидромета): Группа специалистов, назначенная приказом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета (РД 52.19.108).
3.1.26 экспертно-проверочная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭПК Госфонда Росгидромета): Методический центр из специалистов ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", наделенный полномочиями для рассмотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практических вопросов его формирования (РД 52.19.108).