Документы печатаются, как правило, с межстрочным интервалом "одинарный". Через интервал "полуторный" печатаются доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом.
Документы, насчитывающие несколько страниц, нумеруются вверху посередине страницы шрифтом "Times New Roman", размер шрифта "12 - 14".
Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами.
В грифах согласования и утверждения наименование должности относительно положения верхней линейки в одной строке должно занимать не более 7 см.
Название вида документа печатается прописным полужирным шрифтом.
Реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами "одинарный".
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал "точно". При этом составные части реквизитов: "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" - отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами "точно".
Расшифровка подписи в реквизите "подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина.
При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей отделяются 3 - 4 межстрочными интервалами "одинарный".
При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р 6.30-2003.
7. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ И ОФОРМЛЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Размножение и снятие копий со служебных документов на копировально-множительных аппаратах производятся на основании бланка-заказа установленной формы (приложение N 38), подписанного одним из руководителей подразделения.
Копирование документов по уголовным делам производится только при наличии на бланке-заказе визы руководителя следственной группы; материалы на копирование представляются в несброшюрованном виде.
Размножение организационно-распорядительных, информационно-справочных и методических документов по вопросам основной деятельности, подлежащих массовой рассылке (в подчиненные прокуратуры, органы Следственного комитета), производится при наличии визы организационного управления.
7.2. Учет копируемых документов с большим тиражом (начиная с 50 экз.) ведется в книге учета, в которой указываются дата заказа, наименование документа, дата и номер документа (при их наличии), индекс подразделения, фамилия заказчика, количество листов и снятых копий и ставится расписка получателя.
Бланки исполненных заказов хранятся в течение года по порядку номеров.
7.3. Копирование небольших по объему (до 5 л.) и тиражу (до 3 экз.) служебных материалов производится на копировальных аппаратах, установленных непосредственно в подразделениях, с учетом требований пп. 7.1, 7.2.
7.4. Копирование текущих материалов и документов производится в порядке их поступления, срочных - вне очереди. Срочность определяется руководителем подразделения и подтверждается соответствующей отметкой на бланке-заказе.
7.5. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры, следственного органа или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: "Копия" или "Выписка". Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре или следственном органе. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры, следственного органа или их подразделений.
8. ВЫПОЛНЕНИЕ ПЕРЕВОДОВ
8.1. Обращения, жалобы и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.
8.2. Поручение на перевод (приложение N 39) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных производств или наблюдательных производств, производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение N 40).
8.3. Обращения и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для регистрации на алфавитной картотеке. Полный перевод обращения осуществляется по требованию прокурорского работника. При поступлении нескольких одинаковых обращений переводится одно из них с указанием учетных номеров всех остальных обращений.
Если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.
8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного (наблюдательного) производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного и др.), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.
Например:
с татарского языка
перевод N 375 н/п 15-375-2007 по делу Асанова З.Х.,
дело N 3-27-2007, т. 3, л.д. 52-76.
При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа.
8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе.
8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор или следователь ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.
9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, НАДЗОРНЫХ И НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, а также для учета дел.
Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В вышестоящих прокуратуре или следственном органе номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение N 41) составляется до 1 ноября текущего года оперативным работником с участием работника службы делопроизводства. Номенклатура дел утверждается начальником структурного подразделения только после согласования с подразделениями архива или делопроизводственной службы.
Вновь созданное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в делопроизводственную службу или архив.
Сводная номенклатура дел прокуратуры, следственного органа или учреждения прокуратуры составляется и после согласования с соответствующим архивным учреждением утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.
Сводная номенклатура дел печатается на общем бланке органа или учреждения. В сводной номенклатуре дел (приложение N 42) наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы между собой в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе.
Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура - в трех экземплярах. В органах районного звена номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается работником, осуществляющим делопроизводство, и утверждается прокурором или руководителем следственного органа.
Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.
9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры органа или учреждения.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры или следственных органов, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, уголовные дела, надзорные и наблюдательные производства.
Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.
9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения, порядкового номера дела в пределах структурного подразделения и года заведения дела.
В сводной номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний и др.). Данный порядок устанавливается делопроизводственной службой.