9.1.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заводить дела с неконкретными заголовками типа: "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п. - запрещается.
Наименования организаций, ведомств, географические названия и т.п. должны соответствовать их официальному полному названию.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);
название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам надзора за исполнением законодательства об охране природы".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Верховным Судом Российской Федерации о применении уголовно-процессуального законодательства".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам надзора за соблюдением законов о местном самоуправлении".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на или за который составлены планы или отчеты.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
9.1.6. Графа "Примечание" номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.д.
9.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.
9.1.8. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры или соответствующего следственного органа в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.
9.2. Формирование, оформление и оперативное хранение дел, надзорных и наблюдательных производств
9.2.1. Общие принципы формирования и оформления дел, надзорных, наблюдательных и контрольных производств
9.2.1.1. Формирование дел по номенклатуре в органах прокуратуры, надзорных, наблюдательных и контрольных производств (далее - производства) возлагается на подразделения, осуществляющие делопроизводственные функции (канцелярии, отделы документационного обеспечения, отделы делопроизводства).
Формирование надзорных, наблюдательных и контрольных производств у исполнителей запрещается.
9.2.1.2. В дела по номенклатуре группируются документы:
в структурных подразделениях - относящиеся к их компетенции;
в органах районного звена - в целом по районной прокуратуре или районному следственному органу.
По такому же принципу в прокуратурах формируются производства.
9.2.1.3. В дела по номенклатуре, надзорные и наблюдательные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению данного вопроса или дела. Правильность оформления документов включает в себя наличие реквизитов: подписи и визы с их расшифровкой, даты регистрации или учета документа, номера, отметки об исполнении и направлении его в дело, визы списания "В дело" или "В архив" и т.п.
В дела и производства не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.
9.2.1.4. В каждый том любого дела, надзорного, наблюдательного или контрольного производства подшивается не более 250 листов.
Если документов больше, заводится второй том.
Приложения большого объема группируются в отдельные тома.
В тех случаях, когда допускается отсутствие нумерации страниц, толщина каждого тома должна быть не более 4 см.
9.2.1.5. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.
9.2.1.6. Подлежат обязательной нумерации листы с последующим составлением внутренней описи документов в каждом томе:
всех уголовных дел;
дел по личному составу;
дел по номенклатуре, срок хранения которых составляет более 5 лет;
всех надзорных, наблюдательных и контрольных производств постоянного хранения;
надзорных и наблюдательных производств подразделений прокуратур по надзору за расследованием уголовных дел в центральных аппаратах Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, Следственного комитета при МВД России, ФСКН России, ФССП России и ФТС России, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности, межнациональных отношениях и противодействии экстремизму;
надзорных и наблюдательных производств, подлежащих дальнейшей передаче в подразделения прокуратур, в которых такой порядок формирования надзорных и наблюдательных производств является обязательным.
Руководители прокуратур, следственных органов, их учреждений и отдельных структурных подразделений имеют право в пределах своей компетенции обязать нумеровать листы и других видов дел, надзорных и наблюдательных производств с составлением внутренней описи.
Нумеруются все листы простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
9.2.1.7. Внутренняя опись дела (тома) составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 49), которая содержит сведения о заголовках, номерах, датах документов и номерах листов дела.