копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами дознания и предварительного следствия;
копии постановлений и требований о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении сроков предварительного следствия, дознания, содержания под стражей, продлении судом срока задержания;
копии постановлений о принятии уголовного дела к производству, производстве предварительного следствия следственной группой;
копии постановлений о соединении уголовных дел в одно производство, выделении уголовных дел, передаче уголовных дел для определения подследственности и направления по подследственности;
копии постановлений о приостановлении следствия или прекращении дела;
копии постановлений о производстве обыска, следственных действий, требующих разрешения суда, о помещении подозреваемого, обвиняемого, не находящегося под стражей, в медицинский или психиатрический стационар;
копии плана расследования по делу;
копии обвинительного заключения, представления по делу об устранении причин и условий, способствовавших совершению преступления;
копия сопроводительного письма о направлении дела в суд или другой орган;
обращения, жалобы граждан и копии ответов на них.
9.2.4.4. В наблюдательное производство подшиваются:
заметки, тезисы или план речи в суде государственного обвинителя;
заключения, справки и другие документы прокурора об участии в рассмотрении дела в суде;
копии постановлений и других решений суда по делу;
обращения, жалобы граждан или организаций и копии ответов на них.
9.2.4.5. Запрещается подшивать в надзорные и наблюдательные производства подлинники, которые должны находиться в самих делах.
В дела по номенклатуре для составления отчетов, обобщений и т.п. могут подшиваться копии документов, перечисленных в п. п. 9.2.4.3, 9.2.4.4, при обязательном их нахождении в самих производствах. При этом срок хранения таких дел будет определяться с учетом статей Перечня документов органов прокуратуры и их учреждений с указанием сроков хранения по вопросам переписок по направлениям деятельности прокуратуры.
9.2.4.6. Порядок формирования контрольных производств в Следственном комитете определяется Председателем Следственного комитета.
9.2.4.7. Сроки хранения производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с действующим Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения и п. 2.6 Положения о его применении при списании первых исполненных документов "В н/п" или "В архив".
9.2.5. Организация оперативного хранения дел, надзорных и наблюдательных производств
9.2.5.1. С момента заведения и до передачи в архив дела и производства хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны принимать меры к обеспечению сохранности документов, дел и производств.
9.2.5.2. Законченные производства (примерно по 25 - 50 штук) хранятся в хронологическом порядке в папках или коробках, на корешках которых указываются года и номера находящихся в них производств.
Карточки учета движения производств после окончания переписки хранятся в самих производствах.
9.2.5.3. Дела по номенклатуре располагаются в шкафах или на стеллажах по годам в соответствии с номенклатурой.
9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных производств в архив. Организация их архивного хранения
9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному начальником службы делопроизводства, согласованному с руководителем структурного подразделения, руководителем органа районного уровня. Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N 44), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных подразделений.
Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:
не позднее чем через пять лет - в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета;
не позднее чем через два года - в прокуратурах субъектов Российской Федерации и следственных управлениях Следственного комитета в субъектах Российской Федерации и приравненных к ним органах, в районных прокуратурах и следственных отделах Следственного комитета в районах и городах районного значения и приравненных к ним органах.
Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.
Например: 12вр-07, что обозначает: "12" - индекс управления, "вр" - дела временного хранения, "07" - дела за 2007 год.
В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".
Например: 12вр(с)-07.
9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Если дело или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.
Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.
9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники проверяют и уточняют сроки их хранения.
Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.
Все материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.
Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.
9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив согласно установленным правилам. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.
Не допускается прием в архив неподшитых и неоформленных материалов.
Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в Следственный комитет только в случаях необходимости (отмены ранее принятого процессуального решения, возобновления следствия, обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и следователей Следственного комитета по конкретным уголовным делам. При этом обязательно составляется акт приема-передачи, который утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры и Следственного комитета.
9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N 51). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.
В архиве учет дел и производств осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).
По запросу соответствующего архивного учреждения (Государственного архива Российской Федерации и т.д.) в архиве составляется паспорт архива.
9.3.6. Материалы в архиве хранятся по видам, годам, в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.
9.3.7. Работник архива принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших материалов.
9.3.8. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение N 48) с указанием номера описи и порядкового номера материала.
9.3.9. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.