Обложка, внутренняя опись документов дела и лист-заверитель не нумеруются. Листы дел, надзорных и наблюдательных производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Обложки дел (приложение N 43) оформляются с указанием всех реквизитов: названия организации, названия структурного подразделения, номера и заголовка дела, номера тома (в случае необходимости), крайней даты, количества листов, срока хранения.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования соответствующего государственного или муниципального архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра данного архива.
9.2.1.8. В делах по номенклатуре, производствах постоянного срока хранения и во всех уголовных делах и других материалах, перечисленных в п. 9.2.1.6, делается заверительная надпись на бланке "Лист-заверитель" (приложение N 50).
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, в делах присоединяются к документам, к которым они относятся.
9.2.1.9. Дела и производства подшиваются или брошюруются не менее чем в четыре прокола с учетом возможного сводного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки, скобы, булавки) из документов удаляются.
9.2.1.10. Все дела постоянного хранения обязательно заключаются в твердую обложку.
9.2.1.11. Группирование документов в личных делах оперативных работников осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, положениями и т.п., в личных делах федеральных государственных гражданских служащих - в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
Датами личных дел работников являются даты подписания приказов о приеме на работу (службу) и увольнении лиц, на которых они заведены.
9.2.1.12. Дополнительные реквизиты при оформлении секретных дел, надзорных и наблюдательных производств должны быть регламентированы соответствующим организационно-распорядительным документом руководителя органа прокуратуры или следственного органа (приказом, положением, инструкцией и т.п.) о работе с секретными документами.
9.2.2. Особенности формирования и оформления дел по номенклатуре
9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.
9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.
В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса. По окончании делопроизводственного года из документов, если это не нарушает полноты вопроса, формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения.
9.2.2.3. Документы в делах по номенклатуре могут располагаться в хронологической или вопросно-хронологической последовательности либо в их сочетании.
В случаях применения вопросно-хронологической последовательности документы в деле должны быть расположены так, чтобы они последовательно освещали определенные вопросы.
Приказы, указания, распоряжения, протоколы коллегий или оперативных совещаний формируются в дела строго в хронологическом порядке.
9.2.2.4. Приказы группируются раздельно в зависимости от вида:
по основной деятельности (совместно с указаниями и распоряжениями);
по вопросам утверждения и изменения штатов и структуры;
по личному составу;
по финансово-хозяйственным вопросам.
Приказы по личному составу могут группироваться раздельно в зависимости от категории работников (прокурорские работники или федеральные государственные гражданские служащие). Так же могут группироваться приказы по вопросам присвоения классных чинов.
9.2.2.5. Документы коллегии группируются в два дела. В одном - протоколы, решения (первые экземпляры), в другом - документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений коллегии и др.). Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные тома, систематизируются по номерам протоколов.
9.2.2.6. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию (например, отчеты за 2003 г. должны быть отнесены к делам 2003 г., хотя составлены в 2004 г.).
9.2.2.7. Дела, состоящие из документов одного вида (например, отчеты, докладные записки, штатные расписания и т.п.) однотипных органов разных административно-территориальных единиц (например, прокуратуры субъектов Российской Федерации), формируются в алфавитном порядке по названиям административно-территориальных единиц.
Лицевые счета работников располагаются в алфавитном порядке фамилий.
9.2.2.8. Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке независимо от направленности статформы указываются ее номер и полное название.
9.2.2.9. В делах с финансовыми документами должна соблюдаться полнота систематизации документов. Так, например, если к балансу имеются пояснительная записка и приложения, то они должны находиться в следующем порядке: пояснительная записка, баланс, приложение. Последовательность приложения определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и т.д. группируются отдельно от их проектов.
9.2.2.10. Оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя производится в соответствии с пунктом 9.2.1.7 настоящей Инструкции.
9.2.2.11. По окончании дела в случае необходимости уточняются заголовки. В реквизиты на обложке вносятся соответствующие дополнения.
На обложках дел с приказами указываются их номера.
Например: "Приказы Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности с N 1 по N 150".
На обложках дел со справками проверок указывается, в каких органах, организациях, ведомствах, учреждениях, структурных подразделениях и т.д., а также по какому вопросу проводилась проверка.
На обложках дел с докладными записками, обзорами, методическими пособиями, информационными письмами и т.п. указывается, о чем они.
9.2.2.12. Руководитель организации или подразделения в пределах своих полномочий вправе разрешить формировать дела по номенклатуре, срок хранения которых составляет до 5 лет, в скоросшиватели, листы не нумеровать, внутренние описи и листы-заверители при этом не составлять.
9.2.3. Особенности формирования и оформления уголовных дел
9.2.3.1. Формирование уголовных дел возлагается на следователей Следственного комитета, осуществляющих по ним производство.
9.2.3.2. Документы в уголовные дела подшиваются по мере их составления или поступления.
Все документы во всех уголовных делах должны быть подшиты или сброшюрованы не менее чем в четыре прокола. Не допускается вложение документов в конверты к томам уголовных дел.
9.2.4. Особенности формирования и оформления надзорных и наблюдательных производств
9.2.4.1. Обращения, принятые к производству, и связанные с ними документы группируются в надзорных или наблюдательных производствах. В каждом структурном подразделении или в районной прокуратуре заводится одно производство по одному и тому же делу (в том числе обращениям по делу) или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).
Наблюдательные производства заводятся по гражданским и арбитражным делам. Во всех остальных случаях заводятся надзорные производства.
9.2.4.2. Документы располагаются в производствах в хронологическом порядке. Все производства должны быть подшиты не менее чем в четыре прокола.
Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае, если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в производство, а заявитель извещается об этом решении.
9.2.4.3. В надзорное производство должны подшиваться:
копии постановлений о возбуждении уголовного дела, поручения следователя о проведении оперативно-розыскных мероприятий;
письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления;
письменные указания по делу;