В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.
9.3.10. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи материалов во временное пользование (приложение N 52) с последующим контролем за их возвратом.
На выдачу секретных и несекретных материалов заводятся отдельные книги выдачи.
9.3.11. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 47).
9.3.12. Запрос об истребовании дел или производств из архивного учреждения (например, из Государственного архива Российской Федерации) направляется за подписью оперативного работника или руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.
Получение дел из архивных учреждений (Государственного архива Российской Федерации, муниципальных архивов) во временное пользование и возврат их производятся по правилам, установленным этими архивными учреждениями.
9.3.13. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.
10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
10.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в органах и учреждениях прокуратуры и Следственного комитета создаются приказами руководителя органа или учреждения постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В вышестоящих органах помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с соответствующими архивными учреждениями и утвержденными руководителями.
10.3. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя организации под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные оперативные и делопроизводственные работники, другие специалисты подразделений.
10.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральными законами "О прокуратуре Российской Федерации" и "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением о Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации, другими организационно-правовыми актами, а также приказами и указаниями руководителей прокуратур, следственных органов, их научных учреждений; методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (в части, не противоречащей Федеральному закону "О прокуратуре Российской Федерации", положениями о ЦЭК и ЭК, Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях с указанием сроков хранения и настоящей Инструкцией.
10.5. Центральная экспертная комиссия:
рассматривает проекты ведомственного перечня документов, примерных номенклатур дел, нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению, принимает решения об их согласовании и представляет указанные документы на рассмотрение Федерального архивного агентства;
рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Генеральной прокуратуры, которая принимает по ним решения и направляет предложения на утверждение в соответствующие архивные учреждения;
дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;
участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников;
осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений и подчиненных органов и учреждений;
принимает участие в проведении экспертизы ценности документов;
рассматривает сводную номенклатуру дел организации, сводные описи дел на документы постоянного срока хранения, описи документов по личному составу и принимает решения об их согласовании;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их согласовании.
10.6. Экспертные комиссии:
принимают участие в проведении экспертизы ценности документов;
организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;
осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости - на рассмотрение ЭПК архивных учреждений;
рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;
рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству;
рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;
участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.
10.7. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания любых работников и специалистов органов прокуратуры и их учреждений, архивных учреждений и других организаций.
10.8. Уголовные прекращенные дела, переданные в архив, надзорные или наблюдательные производства, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством и обществом, экспертными комиссиями могут отбираться на постоянное хранение.
10.9. По окончании года на дела и производства, подлежащие сдаче на хранение в архив прокуратуры, составляются описи в двух экземплярах (приложение N 44). Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и надзорных производствах.
Дела и производства, отобранные на постоянное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и Основных правил работы ведомственных архивов. Описи при этом обязательно составляются отдельно на дела и производства.
При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.
При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и т.п.
Например, на делах со справками или иными видами документов по результатам проверок указывается, какая организация, ведомство и т.п. проверялись и по какому вопросу или направлению проводилась проверка.
Личные дела прокурорских работников и государственных гражданских служащих включаются в опись в алфавитном порядке фамилий.
10.10. Сводные или отдельные описи материалов постоянного хранения (приложение N 45), составленные в архиве для передачи в государственный архив, подлежат направлению на утверждение ЭПК архивного учреждения не позднее чем через пять лет после завершения дел в делопроизводстве (для органов областного, городского и районного значения - через два года).
Описям дел или производств постоянного хранения и по личному составу, представляемым на рассмотрение архивных учреждений, номера присваиваются этими архивными учреждениями.
10.11. Документы по личному составу включаются в отдельные сводные описи (приложение N 46), которые составляются в двух экземплярах и представляются на согласование в архивное учреждение. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности дел с отметкой ЭПК.
Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями. Отобранные на постоянное хранение дела включаются в самостоятельные описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.
10.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 47) производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами описей дел постоянного хранения за этот же период. После этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.
Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке органа или учреждения.
10.13. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.
Документы для уничтожения передаются работниками структурных подразделений, которые проводили экспертизу ценности документов.