Форма 3
 | |
| 1755 × 1320 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 3а
 | |
| 1808 × 1334 пикс. Открыть в новом окне | |
Примечание. В карточке учета документов указывают:
1) в графе "Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
2) в графе "Разовые выдачи" формы 2а - абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом "Об изменении не сообщается".
Приложение 4
Рекомендуемое
Образцы штампов по учету и обращению документов выполненных в бумажной форме
1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.
2. Штамп "Заменен восстановленным подлинником N...,... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.
3. Штамп "Аннулирован, заменен. . . , извещ. N... от ... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.
4. Штамп "При новом конструировании не применять, взамен применять... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.
5. Штамп "Взамен подлинника" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.
6. Штамп "Экз. N ..." ставят (с указанием номера экземпляра) на палках (альбомах) копий и на отдельных копиях.
7. Штамп "Инв. N _, Экз. N...,... г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.
Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.
8. Штампы "Контрольный экземпляр" и "Архивный экземпляр" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп "Контрольный экземпляр" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.
9. Штампы "Экземпляр конструктора" и "Экземпляр технолога" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.
10. Штамп "Об изменении не сообщается" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.
11. Исключен.
12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.
Приложение 5
Справочное
Комментарии к пунктам Стандарта
К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.
Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).
Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.
К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.
К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.
Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".
К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.
К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов".
Информационные данные. Раздел 5. Пункт 3 исключить;
пункт 5. Таблицу дополнить ссылками и номерами пунктов:
ГОСТ 2.051-2006, 2.1; ГОСТ 2.301-68, 2.3;
графа "Номер пункта". Исключить ссылку: 4.2;
заменить ссылку: ГОСТ 13.1.002-80 на ГОСТ 13.1.002-2003.