6.3.3. Ответственные исполнители обязаны представить в оперативно-распорядительный отдел Управления делами проекты ответов на подпись руководителю Департамента не позднее срока, указанного в поручении руководителя Департамента.
Поручение считается исполненным, если подготовленный документ подписан руководителем Департамента в срок, указанный в его поручении.
Почта на подпись руководителю Департамента принимается оперативно-распорядительным отделом до 15.30.
Корреспонденция, представленная в указанный отдел после 15.30, докладывается руководителю Департамента на следующий день.
В случае если информация, содержащаяся в представленном отчете (справке или письме), не соответствует установленным требованиям, отчет (справка) может быть возвращен исполнителю для доработки.
Начальник оперативно-распорядительного отдела Управления делами Департамента обязан доложить об этом факте начальнику Управления делами или его заместителю и возвратить отчет (справку) ответственному исполнителю для доработки, указав причины возврата.
6.3.4. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, или являющегося исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:
- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;
- координация деятельности должностных лиц, являющихся соисполнителями;
- принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;
- подготовка и представление лицу, давшему поручение, отчета в произвольной форме, в том числе устной, о выполнении документа в целом.
6.3.5. В случае если исполнение документа поручается подведомственному предприятию, ответы отправляются исключительно за подписью должностного лица Департамента.
6.4. Контрольно-аналитическая деятельность
6.4.1. Контрольно-аналитические функции предусматривают контроль и анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом должностных лиц Департамента.
Контрольно-аналитическую деятельность в Департаменте осуществляют:
- оперативно-распорядительный отдел Управления делами Департамента;
- ответственные за делопроизводство структурных подразделений Департамента.
6.4.2. Для исполнения в срок служебных документов и обращений граждан оперативно-распорядительным отделом Управления делами Департамента во все подразделения Департамента рассылаются сводки и напоминания по контрольным документам, сроки исполнения которых истекают в ближайшую неделю, месяц, а также напоминания им о не исполненных в срок контрольных поручениях.
Обобщенная информация о состоянии исполнительской дисциплины ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежеквартально докладывается руководителю Департамента.
6.4.3. Ответственные за делопроизводство в подразделениях сотрудники обязаны ежедневно формировать отчеты о неисполненных поручениях на предстоящий период и принимать все возможные меры по их своевременному выполнению, в том числе: напоминать непосредственному исполнителю о приближении срока исполнения; организовывать работу с соисполнителями по получению необходимой информации; проверять соответствие текстов документов правилам русского языка, законам формальной логики, требованиям регламентов Правительства Москвы и Департамента; обеспечивать своевременное визирование документа ответственным исполнителем, а также незамедлительную сдачу проектов документов в оперативно-распорядительный отдел Управления делами.
6.5. Порядок исполнения документа
6.5.1. Все документы, в том числе рассмотренные руководителем Департамента или его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента.
Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента в следующем порядке:
- переадресация документов с поручением руководства Департамента производится с разрешения руководителя, давшего поручение, в порядке, определенном п. 5.2.19 настоящего Регламента;
- переадресация документов, не имеющих поручений руководителя Департамента, производится по договоренности между руководителями подразделений либо по согласованию с заместителем руководителя Департамента, курирующим вопросы подразделения, которому переадресовывается документ.
Незарегистрированные документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделения, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента.
6.5.2. Если в резолюции в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным исполнителем за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).
Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости по собственному усмотрению.
6.5.3. Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения либо сообщить свое мнение в другой форме, которую ответственный исполнитель сочтет приемлемой.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.
6.5.4. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей, либо проект ответа визируется всеми исполнителями по данному документу.
Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента вместе с проектами писем.
6.5.5. Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина (если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя). О чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.
6.5.6. Сотрудники оперативно-распорядительного отдела Управления делами Департамента проверяют соответствие подготовленного документа требованиям Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента.
Проекты ответов руководителя Департамента в обязательном порядке визируются начальником оперативно-распорядительного отдела Управления делами Департамента и передаются начальнику Управления делами Департамента для доклада руководителю Департамента.
6.5.7. Письменное обращение гражданина, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляется ответственным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения в соответствии со ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
Ответственность за своевременное перенаправление обращений граждан возлагается на первых заместителей руководителя Департамента, заместителей руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей, а также на руководителей самостоятельных подразделений Департамента в соответствии с отраслевой или функциональной направленностью.
7. Оформление служебных документов
7.1. Общие требования к оформлению документов.
Документы в Департаменте должны оформляться на бланках утвержденного образца (кроме "внутренней переписки") и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенный в установленном порядке.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее.
7.2. Бланки документов.
Бланки документов Департамента изготавливаются на бумаге форматов А4 (210x297 мм); бланки резолюций - А6 (105x148 мм).
В аппарате Департамента принимаются следующие утвержденные бланки:
- бланк Департамента (текст голубой);
- бланк приказа Департамента (текст голубой);
- бланк распоряжения Департамента (текст голубой).
7.2.1. Для ведения "внутренней переписки" бланки документов не применяются. К этой переписке относятся документы, направляемые между структурными подразделениями аппарата Департамента, а также между должностными лицами Департамента.
Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.
Использование ксерокопий бланков Департамента запрещено.