7.3.8. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, содержится информация по существу вопроса, во второй части - выводы, предложения или просьбы.
При оформлении документа на двух или более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами.
Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ____ л.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров, например:
Приложение: 1. Копия постановления Правительства Москвы от 21 февраля
2006 г. N 112-ПП "О Регламенте Правительства Москвы" на
100 л. в 1 экз.
2. Информация о документообороте в Департаменте
жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города
Москвы за 2007 г. на 10 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа через 1 строку после текста документа.
7.3.9. Подпись является обязательным реквизитом документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, правомочное подписывать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.
Указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..." или "по поручению...".
Если текст документа (письма) печатается на двух и более листах, то на последнем листе полностью указывается должность подписавшего документ:
| Руководитель Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы | А.В. Цыбин |
| Первый заместитель руководителя Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы | Н.А. Торобков |
| Заместитель руководителя Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы | А.Б. Зотов |
Подписывать документы с предлогами "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности не допускается.
7.3.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, которые требуют предварительного рассмотрения заинтересованными лицами.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись".
В гриф согласования входит слово Согласовано (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная подпись, ее расшифровка и дата:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Правового управления
В.А. Бочкарева Подпись
Дата
7.3.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя в документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и оформляются на 2-4 кегля меньше, чем текст документа.
7.3.12. Утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм от его верхнего края.
При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
8. Применение печатей
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствия копии подлиннику.
8.1. Департамент имеет:
- гербовую печать "Департамент жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы";
- круглую печать "Управление государственной службы, кадров и охраны труда";
- круглую печать "Правовое управление";
- круглую печать "Управление делами";
- штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ТЕЛ.: 957-01-16 957-73-93 N ______ ____________ 20__ г.";
- штамп "Правовое управление КОПИЯ ВЕРНА";
- штамп "Правовое управление Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы";