- штамп "КОПИЯ ВЕРНА Управление государственной службы, кадров и охраны труда";
- штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ";
- круглую печать "Для документов" и другие печати и штампы, реестр которых утверждается распорядительным документом.
8.1.1. Гербовая печать используется для заверения подписи руководителя Департамента или исполняющего обязанности руководителя Департамента, а также первых заместителей, заместителей руководителя Департамента на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Допускается использование гербовой печати для заверения подписи начальника Управления государственной службы, кадров и охраны труда, главного бухгалтера - начальника Управления финансирования, учета и отчетности.
8.1.1.1. Подлинность подписи должностного лица удостоверяется гербовой печатью Департамента в следующих документах:
- в документах, связанных с вопросами финансирования;
- командировочных удостоверениях;
- гарантийных письмах;
- в договорах;
- в доверенностях (на получение материальных ценностей, представительство в суде и т.д.);
- в документах, касающихся кадров и штатов Департамента (характеристики, штатные расписания и изменения к ним);
- в наградных документах;
- в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Гербовая печать хранится в сейфе Управления финансирования, учета и отчетности.
8.1.2. Круглая печать "Управление государственной службы, кадров и охраны труда", штамп "КОПИЯ ВЕРНА Управление государственной службы, кадров и охраны труда" и штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ" используется:
- в документах, касающихся кадров и штатов Департамента (копии трудовых книжек и иных документов кадрового делопроизводства);
- в наградных документах.
Круглая печать "Управление государственной службы, кадров и охраны труда", штамп "КОПИЯ ВЕРНА Управление государственной службы, кадров и охраны труда" и штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ" хранятся в сейфе Управления государственной службы, кадров и охраны труда.
8.1.3. Круглые печати "Для документов" и "Управление делами" используются для заверения копий служебных, распорядительных документов Департамента.
Штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ТЕЛ.: 957-01-16 957-73-93 N ______ ____________ 20__ г." используется при регистрации входящей корреспонденции.
Круглые печати "Для документов", "Управление делами" и штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ТЕЛ.: 957-01-16 957-73-93 N ______ ____________ 20__ г." хранятся в сейфе Управления делами Департамента.
8.1.4. Круглая печать "Правовое управление" и штампы "Правовое управление КОПИЯ ВЕРНА", "Правовое управление Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы" используются в отношении копий документов, представляемых в судебные органы, третейские суды, в органы надзора и контроля за соблюдением законодательства (кроме налоговых органов и государственных внебюджетных фондов), иным лицам в связи с рассмотрением дел в судах и иных органах государственной власти и местного самоуправления, уполномоченными должностными лицами, а также при рассмотрении конкурсной документации.
Круглая печать "Правовое управление" и штампы "Правовое управление КОПИЯ ВЕРНА", "Правовое управление Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы" хранятся в Правовом управлении.
8.1.5. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера.
Изготовление факсимильного воспроизведения подписи производится Управлением делами на основании решения начальника Управления делами в связи с обращением должностного лица, аналог чьей подписи воспроизводится.
9. Заверение копий документов
9.1. При свидетельствовании верности копий документов, подлинники которых хранятся в Департаменте, необходимо руководствоваться:
- Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан";
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст);
- ГОСТ Р 5141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).
9.2. В зависимости от вида документов и их местонахождения копии этих документов полномочны заверять должностные лица того подразделения Департамента, в котором такие документы составлены, находятся или хранятся в соответствии с установленным порядком.
9.3. Заверительная подпись составляется по форме: "Копия верна", наименование должности лица, ФИО заверившего копию, его личная подпись и дата заверения копии.
9.4. Электронный документ заверяется должностным лицом Департамента, имеющим доступ к соответствующему программному обеспечению, нанесением на бумажную копию удостоверительной надписи в соответствии с пунктом 9.3 настоящего Регламента.
9.5. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая внизу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Департаменте.
10. Формирование дел, их хранение
Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам осуществляются в структурных подразделениях Департамента в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
10.1. При формировании дел необходимо придерживаться следующих общих правил:
- группировать в дела раздельно документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного года;
- подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной подписи лишает документ юридической силы);
- подшивать в дела документы в единственном экземпляре;
- включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления;
- количество листов в деле не должно превышать 250;
- при формировании дел с правительственной перепиской, распоряжениями, приказами, протоколами необходимо составлять внутренние описи на документы.
10.2. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должна быть выписка из номенклатуры дел, утвержденной начальником Управления делами, перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.
10.3. Снятие копий со служебных документов (в т.ч. и распоряжений, приказов) и их выдача заявителям помимо утвержденного списка рассылки, а также выдача архивных справок осуществляется только по письменному запросу организаций или граждан и с письменного разрешения первых заместителей руководителя, заместителей руководителя Департамента, курирующих соответствующее направление работы, под расписку о получении.
10.4. Завершенные делопроизводством дела временного срока хранения в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, подлежат уничтожению в установленном порядке.