Распоряжение Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы от 15 декабря 2010 г. N 05-14-519/0 "О Регламенте Департамента" стр. 11

7.2.2. Бланк Департамента используется для писем, которые подписываются должностными лицами:

- руководителем Департамента;

- первым заместителем, заместителем руководителя Департамента;

- руководителем структурного подразделения (управления, самостоятельного отдела).

Не допускается использование бланка Департамента для писем за подписью руководителей организаций, подведомственных Департаменту.

7.2.3. Бланки резолюций используются должностными лицами:

- руководитель Департамента;

- первый заместитель руководителя Департамента, заместитель руководителя Департамента - бланк резолюции Департамента;

- Управление делами - бланк резолюции Департамента с пометкой "По поручению руководителя Департамента";

- руководитель структурного подразделения (управления, отдела) - бланк резолюции Департамента.

Альбом бланков Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы утверждается начальником Управления делами.

7.2.4. Требования к оформлению исходящей электронной корреспонденции, отправляемой посредством системы электронного документооборота Правительства Москвы, аналогичны требованиям к оформлению документа на бумажном носителе, указанным в пп. 7.2, 7.2.2 настоящего приложения. Для оформления указанных документов используется электронная версия утвержденного бланка Департамента.

7.3. Реквизиты документов.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

- наименование организации;

- название вида документа (кроме писем);

- дата и индекс документа, текст;

- подпись;

- печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документов.

7.3.1. Наименование организации приведено на бланках документов Департамента.

7.3.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (приказ, поручение, распоряжение, справка, заявление и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами.

7.3.3. Датой документа в зависимости от его вида назначения является:

- дата подписания и регистрации для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) для протоколов заседаний и совещаний.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "дата документа" печатается от границы левого поля на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.

7.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для приказов, распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.

Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "дата документа".

7.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается в документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

7.3.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".

Печатается от границы левого поля под реквизитом "дата и регистрационный номер документа". Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

7.3.7. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Департамент транспорта
и связи города Москвы
Начальнику экономического отдела
И.И. Петровой

Если в качестве адресата выступает руководитель органа, организации, то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Руководителю Департамента
транспорта и связи города Москвы
Н.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы

В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок:

- наименование адресата (наименование организации или при адресации документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, республики;

- страна;

- почтовый индекс.

Например:

Московская федерация профсоюзов
ул. Н. Арбат, д. 36, Москва, 121205

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации (Администрация Президента России, Правительство РФ), г. Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города).

При адресации документа частному лицу первой строкой указывается фамилия и инициалы; затем название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта, почтовый индекс.