5.10.7. Исходящие документы передаются для отправки в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента полностью оформленными (имеющими все необходимые реквизиты) в соответствии с настоящим Регламентом.
5.10.8. Подлинные документы, направленные исполнителю, возвращаются в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента вместе со справками (информацией) об исполнении либо копиями ответов по исполнению поручения.
5.10.9. После исполнения документа ему присваивается исходящий регистрационной номер ответа, соответствующий регистрационному номеру, присвоенному при первичной регистрации.
5.10.10. Документам, подготовленным по инициативе Департамента, присваивается исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
5.10.11. Общий порядок оформления электронных документов в Департаменте соответствует порядку работы с документами на бумажном носителе, установленному разделом 5 настоящего Регламента.
5.10.12. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЭДО.
5.10.13. Электронные документы создаются с использованием электронной цифровой подписи и (или) электронной подписи (далее - ЭЦП и (или) ЭП) в случае их адресования должностным лицам, органам исполнительной власти города Москвы, учреждениям города Москвы, являющимся участниками ЭДО. Электронные документы, адресованные в органы исполнительной власти города Москвы, учреждения города Москвы, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и отправляются адресату. В ЭДО сохраняется электронная копия указанного документа.
5.10.14. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес Департамента, осуществляются Управлением делами.
5.10.15. Доставка и отправка электронных документов осуществляются по информационно-телекоммуникационным сетям.
5.10.16. Электронные документы в Управлении делами проходят первичную обработку и регистрацию. В ЭДО электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.
5.10.17. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия ЭЦП, наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату автору обращения.
5.10.18. В ЭДО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника ЭДО).
6. Исполнение и контроль исполнения служебных документов, распорядительных документов, протоколов совещаний и обращений граждан
6.1. Общие положения
6.1.1. Исполнению подлежат поручения должностных лиц Департамента, зафиксированные в распорядительных и служебных документах, протоколах заседаний и совещаний, а также резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан.
6.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, необходимых для выполнения поручений должностных лиц Департамента.
6.1.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на первых заместителей, заместителей руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей и начальника Управления делами.
6.1.4. При электронном взаимодействии в системе электронного документооборота Правительства Москвы ответственность за правильность содержания электронного документа, реквизитов, сканирования, листа согласования, адресации и использования ключа электронно-цифровой подписи возлагается на отправителя электронного документа.
6.1.5. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.
6.1.6. Представление электронного документа, содержащего информацию с ограниченным доступом, или его копии на бумажном носителе третьим лицам производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и города Москвы.
6.2. Исполнение распорядительных документов, протоколов, служебных документов и обращений граждан
6.2.1. Срок исполнения документов, поступивших непосредственно в Департамент, не должен превышать 30 дней со дня регистрации документа в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента, если в резолюции не указан другой срок исполнения.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
В случае невозможности исполнения документа в указанный срок на имя руководителя, давшего поручение, предоставляется информация о причинах продления срока, но не позднее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.
6.2.2. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляются в следующие сроки:
- с пометкой "незамедлительно" - один день со дня подписания резолюции;
- с пометкой "весьма срочно" - два дня со дня подписания резолюции;
- с пометкой "срочно" - три дня со дня подписания резолюции;
- с пометкой "оперативно" - 10 дней со дня подписания резолюции.
Пометки срочности имеет право ставить руководитель Департамента.
6.2.2.1. Документы с пометками срочности сотрудниками отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента направляются исполнителю незамедлительно.
6.2.3. Исполнение распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, поручений Мэра, первого заместителя, заместителей Мэра Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обращений граждан, поступивших в адрес Мэра и Правительства Москвы, осуществляется в сроки, установленные Регламентом Правительства Москвы.
Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнителем готовится справка-ответ на имя должностного лица Аппарата Мэра и Правительства Москвы, давшего поручение, с обоснованием продления срока.
Справка-ответ предоставляется в оперативно-распорядительный отдел Управления делами Департамента не позднее 3 дней до окончания срока контроля.
Справка-ответ о продлении срока исполнения поручения подписывается руководителем Департамента или по его поручению первым заместителем, заместителем руководителя Департамента.
6.2.4. Срок исполнения поручения, содержащегося в распорядительном документе, указывается в тексте распорядительного документа.
Срок выполнения распорядительного документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе поручений, предусмотренных распорядительным документом.
6.2.5. Срок выполнения протокольного поручения определен, как правило, в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания.
6.2.6. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании справки исполнителя поручения.
Решение о снятии с контроля поручения производится должностным лицом, поставившим документ на контроль, либо начальником Управления делами на основании письменного обращения ответственного исполнителя.
6.3. Контроль исполнения поручений
6.3.1. Контролю подлежит исполнение поручения руководителя Департамента по выполнению:
- правовых актов Правительства Москвы;
- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Мэра Москвы или его заместителей;
- поручений, данных Мэром Москвы или его заместителями по рассмотренной ими служебной корреспонденции;
- поручений Мэра Москвы или его заместителей;
- поручений руководителя Департамента или его заместителей по рассмотренной им корреспонденции.
6.3.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на первых заместителей, заместителей руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в подразделениях Департамента возлагается на начальников соответствующих подразделений.