Уничтожение документов временного хранения, а также передача документов в архив осуществляется по результатам экспертизы ценности, проводимой ежегодно экспертной комиссией Департамента.
11. Организация приема населения руководителем Департамента, первыми заместителями руководителя Департамента, заместителями руководителя Департамента
11.1. Встреча с населением - это одна из форм по работе и информированию населения о деятельности органов исполнительной власти.
Планирование встреч с населением руководителя Департамента и его заместителей осуществляется на полугодие.
Руководитель Департамента проводит личные встречи с населением города Москвы не реже одного раза в месяц.
В случае отсутствия руководителя Департамента (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) запланированную встречу с населением проводит первый заместитель руководителя.
11.2. При подготовке встречи первым заместителем руководителя Департамента, заместителем руководителя Департамента совместно с руководителем ГУП:
1) определяется тема встречи;
2) определяется дата (как правило, 3 среда месяца);
3) время проведения;
4) место проведения;
5) вносятся предложения по участию во встрече руководителей Правительства Москвы.
11.3. На основании данных, полученных от государственных унитарных предприятий, Управлением делами Департамента составляется график проведения встреч, который подписывается руководителем Департамента.
11.4. После утверждения графика проведения встреч первым заместителям, заместителям руководителя Департамента необходимо:
11.4.1. За 7 дней до проведения встречи подготовить заместителю Мэра Москвы в Правительстве Москвы информацию о проведении запланированной встречи с населением с указанием даты, времени, темы и места проведения.
11.4.2. За 7 дней до проведения встречи направить приглашения участникам встречи - членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти города Москвы в соответствии с утвержденным графиком.
11.5. В случае изменения темы или переноса срока проведения встречи информировать членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, участвующих во встрече, о произошедших изменениях.
11.6. Первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента в течение 5 дней после проведения встречи в Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы представляется следующая информация об итогах встречи:
- дата, время, место проведения и тема встречи;
- фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего встречу;
- фамилия, имя, отчество членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти, принявших участие во встрече;
- число жителей, присутствовавших на встрече;
- перечень основных проблемных вопросов, критических замечаний, поступивших от жителей на встрече, в том числе входящих в компетенцию городских органов исполнительной власти;
- количество обращений, поступивших на встрече, исполнение которых поставлено на контроль в Департаменте;
- список представителей СМИ, присутствовавших на встрече.
11.7. Вопросы и предложения, поступившие от жителей во время встреч и требующие решения на городском уровне, обобщаются Департаментом и направляются в соответствующие органы исполнительной власти города Москвы с предложениями по их реализации.
Копии указанных документов направляются в Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы для обобщения и контроля за их исполнением.
11.8. Порядок проведения встречи разрабатывает Управление делами и утверждает начальник Управления делами.
12. Прием населения
12.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию руководителя, первых заместителей и заместителей руководителя Департамента.
12.2. Прием осуществляется лично руководителем Департамента, первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента. Руководитель Департамента, первые заместители и заместители руководителя Департамента проводят прием населения два раза в месяц по утвержденному графику.
12.3. Прием производится по предварительной записи. На прием к руководителю Департамента, первым заместителям и заместителям руководителя Департамента могут записаться жители города Москвы, их законные представители, уполномоченные в установленном законом порядке, иные граждане, законно находящиеся на территории города, если вопрос не был решен на уровне района или структурного подразделения Департамента.
12.4. Для записи на прием необходимо представить специалисту Управления делами ответ на имеющиеся обращения в управу района, префектуру по месту жительства или другие структурные подразделения Департамента, ответ на письменные обращения в Департамент (если такие обращения были).
12.5. Запись на прием к первым заместителям и заместителям руководителя Департамента производится по вопросам, в компетенции которого находится их решение.
12.6. Запись на прием к руководителю Департамента производится по результатам приема граждан первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента и соблюдению рекомендаций п. 12.4.
12.7. Для записи на прием к руководителю Департамента, кроме ответов на обращения, необходимо письменное заявление на имя руководителя Департамента с изложением поставленных вопросов, подписанное собственноручно заявителем обращения.
12.8. Организация приема населения возложена на специалиста Управления делами, обязанности, права и ответственность которого определяются должностным регламентом.
12.9. Специалист Управления делами ведет запись на прием населения по рабочим дням с 14.00 до 16.00, а также оказывает гражданам консультативно-правовую помощь.
12.10. Каждое обращение в Управление делами Департамента регистрируется в журнале регистрации устных обращений граждан. Кроме присвоения порядкового номера указывается фамилия, имя, отчество заявителя, адрес, краткое содержание обращения и результат беседы: даны разъяснения или приглашены по записи на прием к руководителю Департамента или его заместителю.
12.11. Обращения по телефону в Департамент регистрации не подлежат.
12.12. При записи на прием к руководству Департамента данные регистрируются в автоматизированной базе данных.
12.13. Ксерокопия карточки приема с резолюцией руководителя Департамента или его заместителей направляется исполнителю не позднее следующего дня после приема. Подлинник карточки остается у специалиста по приему.
12.14. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается лицо, указанное в резолюции первым.
Срок исполнения поручения - 30 дней, если в резолюции не указан другой срок.
12.15. Когда руководитель указывает в карточке, что заявителю даны разъяснения во время приема, письменный ответ не направляется и поручение направляется в дело.
12.16. Каждое поручение должностного лица, проводившего прием, ставится на контроль.
Поручение снимается с контроля если:
- вопрос решен положительно;
- даны разъяснения во время приема устно;
- даны разъяснения письменно;