5.1.6. При приеме корреспонденции сотрудниками отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента все конверты, поступившие в Департамент, вскрываются.
5.1.7. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента, принимаются только при вскрытых конвертах.
5.1.8. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется их целостность, комплектность, наличие документов, указанных в приложениях, а также наличие удостоверяющих реквизитов (номера, даты, подписи).
5.1.9. В случае отсутствия в документах указанных выше позиций либо ошибочно доставленной корреспонденции документы возвращаются отделом документационного обеспечения Управления делами Департамента отправителю с пояснением причины возврата не позднее 1 рабочего дня с момента получения.
5.1.10. В соответствии с п. 1 ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в случае отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Управление делами направляет обращение гражданина в архив на основании служебной записки первого заместителя руководителя Департамента, заместителя руководителя Департамента с приложением полного комплекта поступившего обращения.
5.1.11. Документы, поступившие из иностранных государств или на иностранном языке, а также с пометкой "лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.
5.1.12. При приеме от курьеров организаций служебных документов в регистрационной ("разносной") книге отправителя фиксируется дата и подпись принявшего документ сотрудника отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента, а на копии документа ставится штамп Департамента с указанием даты приема.
5.1.13. При приеме обращений непосредственно от заявителей (физических лиц) на копии обращения (при ее наличии) по просьбе заявителя ставится штамп Департамента с указанием даты поступления документа в Департамент.
5.1.14. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Аппарата Мэра и Правительства Москвы и других вышестоящих организаций и административных органов, а также в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными по приемной руководителя Департамента с последующей передачей в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента (с обязательным письменным указанием, какие документы в оперативном порядке доложены непосредственно руководителю Департамента или лицу, исполняющему его обязанности).
5.1.15. Указанная выше корреспонденция передается в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента для ее обработки не позднее 8.30 следующего рабочего дня.
5.1.16. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента до 12.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
5.1.17. На корреспонденции, поступившей в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента после 12.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
5.1.18. На документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", адресованные руководителю Департамента, поступившие из Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, правительственные телеграммы и т.д., проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) и времени. Доставка их исполнителю и соисполнителю осуществляется незамедлительно, используя оперативные средства передачи информации: автоматизированную систему документооборота, телефонную и факсовую связь, электронную почту.
Соисполнитель персонально отвечает за своевременное предоставление информации ответственному исполнителю согласно сроку, установленному в поручении, с учетом необходимости ответственного исполнителя в обобщении представленной информации.
5.1.19. Сотрудники отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента осуществляют в автоматизированном порядке регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей.
5.1.20. Внутренняя доставка входящих, исходящих и других документов по направлениям деятельности Департамента осуществляется не менее 4 раз в день ответственными за делопроизводство и контроль работы с документами сотрудниками структурных подразделений Департамента под расписку в реестрах или разносных книгах с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося.
В Системе электронного документооборота ответственные за делопроизводство и контроль работы с документами сотрудники структурных подразделений Департамента регулярно, но не реже чем каждый час, осуществляют проверку поступления новых электронных документов.
5.1.21. Отправка документов из Департамента производится после регистрации документа в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента.
5.1.22. При отправке либо приеме на подпись руководителям Департамента корреспонденции сотрудниками отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента проверяется наличие:
- адреса с индексом;
- исходящего номера;
- необходимых отметок о согласовании (виз);
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе;
- визы начальника оперативно-распорядительного отдела.
5.1.23. Начальник отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента в соответствии со своими служебными обязанностями, а также руководители других структурных подразделений Департамента, осуществляющих документационное обеспечение, в случае обнаружения неправильно оформленного документа имеют право:
- оперативно вернуть документ на доработку исполнителю с указанием ошибки, недостоверной информации и т.п.;
- вызвать исполнителя для устранения допущенных ошибок, неточностей, проверки информации и т.п. по документам срочного характера.
5.1.24. Документы, переданные в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента до 14.00 текущего дня, направляются внешним адресатам не позднее 17.00.
5.1.25. Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", сдаются в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента для немедленной и оперативной отправки адресатам и исполнителям.
5.1.26. При отправке простой и в сопровождении курьера корреспонденции в обязательном порядке оформляются расписки и реестры.
5.1.27. Выдача на руки исполнителю подписанного руководителем Департамента документа осуществляется в исключительных случаях под роспись в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента при наличии разрешающей резолюции начальника Управления делами на визовом экземпляре.
Выдача на руки исполнителю экземпляра из дела с визой заместителя руководителя Департамента осуществляется на основании служебной записки к соответствующей резолюции начальника Управления делами.
5.2. Регистрация документов.
5.2.1. В Департаменте установлена и используется структура регистрационных индексов для следующих видов документов:
- 4 - "Письма граждан";
- 5 - "Служебная корреспонденция";
- 7 - "Инициативные письма";
- 8 - "Внутренняя корреспонденция".
5.2.2. Регистрация документов в Департаменте осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делами Департамента в автоматизированном режиме.
5.2.3. Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступившие из вышестоящих организаций.
5.2.4. Не подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента бухгалтерские документы, периодические издания, поздравления, рекламные проспекты, а также иные виды документов по решению начальника Управления.
5.2.5. Прием у физических и юридических лиц запросов по выдаче документов, отнесенных Правительством Москвы к перечню документов, подготовка, согласование и выдача которых осуществляется в режиме "одного окна", обеспечивает сектор "одного окна" Управления делами Департамента.
5.2.6. Перечень, сроки выдачи, регламент подготовки и согласования документов, выдаваемых в режиме "одного окна", устанавливаются соответствующими распорядительными документами Мэра Москвы и Правительства Москвы. Порядок работы сектора "одного окна" Управления делами Департамента определен внутренним регламентом работы, утвержденным распорядительным документом руководителя Департамента.
5.2.7. Моментом регистрации обращения от заявителя, организации, поручения вышестоящей организации либо другого документа считается момент фиксации факта поступления документа путем внесения необходимых сведений о нем в автоматизированный банк регистрационных данных и проставления на документе даты и регистрационного номера.
Регистрация электронных документов, поступающих посредством ЭДО, осуществляется в течение трех часов с момента их поступления. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня. Документы, поступающие в бумажном виде, регистрируются и переводятся в электронный вид в течение рабочего дня.
5.2.8. Зарегистрированные документы в тот же день отправляются на рассмотрение:
- адресованные руководителю Департамента - начальнику отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента для подготовки проектов резолюций по исполнению документов;