- адресованные первым заместителям, заместителям руководителя Департамента или начальникам управлений (отделов) - по принадлежности первым заместителям, заместителям руководителя Департамента или начальникам управлений (отделов);
- без указания конкретного адресата - начальнику отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента для подготовки резолюции по принадлежности первым заместителям, заместителям руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией.
5.2.9. В случае регистрации документа по вопросу, ранее рассматриваемому, для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторного документа должна быть приложена предыдущая переписка либо информация в виде справки, содержащаяся в базе данных Департамента.
5.2.10. Прием (передача) телефонограмм, адресованных руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента (или подписанных ими), осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делами Департамента, секретарями, помощниками или дежурными по приемным вышеназванных должностных лиц с оформлением телефонограмм (исходящих и входящих отдельно) в специальных журналах.
5.2.11. Управление делами Департамента вносит электронный образ бумажного документа в автоматизированную систему документооборота и информирует исполнителя о поступлении срочного документа в соответствии с п. 5.1.18 настоящего Регламента.
Исполнитель начинает работу со срочным документом после появления образа документа в автоматизированной системе документооборота или получения бумажной копии.
Подготовка и подписание резолюции не должны превышать двух рабочих дней, за исключением документов срочного и оперативного характера, поручения по которым готовятся незамедлительно.
5.2.12. Срок исполнения устанавливается руководителем Департамента исходя из срока исполнения резолюции вышестоящего должностного лица (организации), требований регламента Правительства Москвы и, как правило, меньше на 1-2 дня, в течение которых организовывается проверка проектов документов, подписание, регистрация и отправка.
5.2.13. Документы, поступившие к руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента, в ходе личного приема граждан, по которым указанными должностными лицами даны поручения, до направления исполнителям подлежат регистрации и заносятся в базу данных.
5.2.14. Повторными считаются:
- документы, поступившие в Департамент по одному и тому же вопросу от одного и того же физического либо юридического лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в Департаменте;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения;
- если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.
5.2.15. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие после истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
5.2.16. Не считаются повторными служебные документы (письма и обращения граждан) от одной и той же организации (одного и того же лица) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам.
5.2.17. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.
5.2.18. Руководители структурных подразделений Департамента несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базах данных документооборота Департамента, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
5.2.19. Документы, направленные исполнителю, но не входящие в его компетенцию, возвращаются в Управление делами в течение трех дней, оперативного характера - в течение одного дня, срочного характера - в течение трех часов с момента получения.
При нарушении сроков возврата документов исполнитель под свою ответственность организует исполнение поручения.
5.3. Общий порядок рассмотрения документов.
5.3.1. Рассмотрение документа в аппарате Департамента предполагает ознакомление с его содержанием, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю в соответствии с распределением обязанностей для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции, направление документа исполнителю.
Рассмотрение документа проходит в электронном виде в Системе электронного документооборота Правительства Москвы или в бумажном виде, если рассмотрение в электронном виде невозможно.
5.3.2. Рассмотрение документа должностными лицами Департамента с последующим вводом информации в базу данных производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации документа в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента.
5.3.3. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. Последующие резолюции не должны дублировать и входить в противоречие с первичной. В последующих резолюциях должен конкретизироваться порядок, срок(и) исполнения документа (с учетом окончательного срока исполнения, установленного в первичной резолюции) и конкретные исполнители (соисполнители).
5.3.4. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, давшему первичное поручение (резолюцию), которое вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств, определить других исполнителей (соисполнителей).
5.3.5. Документы, адресованные руководителю Департамента, содержащие справочный материал, информацию, требующую обобщения, а также поступившие повторно, могут быть направлены Управлением делами исполнителю непосредственно, минуя руководителя Департамента.
5.3.6. Документы, адресованные первым заместителям, заместителям руководителя Департамента, после регистрации в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента направляются в соответствующие структурные подразделения Департамента по принадлежности.
5.3.7. Руководителю Департамента направляются для принятия решения по процедуре исполнения документа:
- поручения Мэра Москвы, руководителя и заместителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, первого заместителя Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы, обращения депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Московской городской Думы, а также руководителей и заместителей руководителей органов государственной власти Российской Федерации;
- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на действия (либо бездействие) первых заместителей, заместителей руководителя Департамента и требующие вмешательства руководителя Департамента;
- служебные документы и обращения граждан, содержащие проблемные или социально значимые вопросы в целом для Департамента, повторные и коллективные обращения (в случае необходимости);
- документы-ответы должностных лиц - исполнителей на поручения руководителя Департамента по исполнению служебных документов и обращений граждан.
5.3.8. Резолюции оформляются на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе в рукописном виде.
5.3.9. В содержание резолюции входят следующие обязательные реквизиты:
- ответственный исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложена ответственность за рассмотрение и окончательное решение вопроса);
- исполнитель (соисполнитель) (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение по направлениям вопросов, изложенных в обращении, поручении);
- контролер (в случае необходимости) (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложен контроль хода решения вопроса, подготовка и представление информации соисполнителями и направление ответа);
- содержание поручения;
- срок(и) исполнения поручения.
5.3.10. Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса. При наличии в резолюции с поручением нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.
5.3.11. Если срок исполнения поручения в резолюции не указан, исполнение документа осуществляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации документа.
Запросы о разъяснении конкурсной документации, поступившие в Департамент, незамедлительно регистрируются в соответствии с настоящим Регламентом и передаются в Отдел размещения государственного городского заказа. Ответы на данные запросы готовятся Отделом размещения государственного городского заказа в соответствии со ст. 24 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ.
5.3.12. Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение (подпись расшифровывается на бланке), с оформлением даты поручения и соответствующим первичному документу регистрационным номером.
5.3.13. В случае временного отсутствия руководителя Департамента его полномочия в установленном порядке осуществляет первый заместитель руководителя Департамента, который является исполняющим обязанности руководителя Департамента.
5.3.14. Резолюции по исполнению документов, поступивших на имя руководителя Департамента, исполняющий обязанности руководителя Департамента подписывает как "исполняющий обязанности руководителя Департамента" с использованием бланков резолюции руководителя Департамента.
5.3.15. Поручения на документах, адресованных руководителю Департамента, при необходимости подписывает начальник Управления делами.
5.3.16. Право подписывать резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, адресованных первому заместителю, заместителю руководителя Департамента, от имени и по поручению указанных должностных лиц имеют руководители соответствующих структурных подразделений Департамента в соответствии с предоставленными им вышеуказанными должностными лицами полномочиями.
5.3.17. В указанном в п. 5.3.15 случае используется бланк резолюции с указанием должности уполномоченного лица либо бланк соответствующего структурного подразделения Департамента.
5.4. Порядок рассмотрения обращений граждан.
5.4.1. Работа с обращениями граждан в Департаменте осуществляется на основании Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", Регламента Правительства Москвы, а также настоящего Регламента.