Приказ Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. N 175 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Минсельхозе России" стр. 5

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов и писем Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.6.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых Министерством, в черно-белом варианте на щите в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, (ч. I), ст. 5021).

2.6.2. Полное и сокращенное наименование Министерства соответствует наименованию, закрепленному в Положении о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 164 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст. 1543).

Сокращенное наименование Министерства на бланке помещают в скобках ниже полного.

2.6.3. Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.)

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.

2.6.4. Наименование вида документа, создаваемого в Министерстве, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.6.5. Датой документа является дата его регистрации или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 14.03.2005).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 14 марта 2005 г.)

2.6.6. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который в установленных случаях дополняется другими буквенными или цифровыми индексами.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных через косую черту в порядке перечисления авторов документа.

2.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.6.8. Место издания или составления документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.6.9. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации

Административно-правовой
департамент

Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

Администрации субъектов
Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство образования и
науки Российской Федерации

Департамент управления делами

Ведущему консультанту
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский
институт документоведения
и архивного дела"

Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Бельдовой М.В.

Саянская ул., д. 12, кв. 32,
Москва, 111531

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).