При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
2.6.15. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Или:
Приложение: на 4 л.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров (больше 1 экземпляра). При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Справка о ... на 3 л.
2. Проект ... на 8 л. в 2 экз.
3. Копия письма...на 2 л. в 5 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к нормативному правовому или распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Минсельхоза России
от N
Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу директора департамента (или замещающего его должностного лица), подготовившего приложение.
2.6.16. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая, должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "врио", "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Например:
И.о. директора Депветживотноводства Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Заместитель Министра Личная подпись И.О. Фамилия
Директор Деппродрынков Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляют не на бланке.
Например:
Директор Депнаучтехполитики Директор Депадминистрации
Личная Личная
подпись И.О. Фаимилия подпись И.О. Фамилия
Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются руководством Министерства. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются руководством департамента.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра и при необходимости визируются директором Депправа в установленном порядке.
Документы, направляемые в ответ на обращения глав субъектов Российской Федерации, подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.
Заместитель Министра подписывает документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю Министра или на то есть соответствующее поручение Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются Министром, его заместителем или директором департамента в соответствии с компетенцией и при необходимости визируются директором Депправа в установленном порядке.
2.6.17. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза может включать в себя также сокращенное наименование департамента, директор которого визирует документ, или сокращенное наименование подведомственных Федеральной службы или в случае, если документ визирует соответствующий руководитель.
В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, Федеральной службе, подведомственных и других заинтересованных организациях.
При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в письменном виде. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Например:
Замечания прилагаются
Депветживотноводство
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
В случае если замечания исполнителем учтены, должностное лицо, сделавшее замечание, перечеркивает запись и визирует повторно со словом "учтены".