Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Министерства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов директор Депправа (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, директор Депправа вправе сообщить об этом руководству.
Внешнее согласование - согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе при этом делается отметка "Лист согласования прилагается" либо ".. .согласованный с...".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.6.18. Оттиск печати. Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и иные печати согласно Положению о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации.
Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых в обязательном порядке ставится оттиск гербовой печати, приведен в приложении N 16. Решение о заверении гербовой печатью документов, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Министерства, а также директор Депгосслужбы.
Оттиск простых круглых печатей (без изображения государственной символики) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.6.19. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Ведущий специалист-эксперт
отдела кадров (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства, Депгосслужбы, Депадминистрации соответственно.
2.6.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона, напечатанные, как правило, шрифтом N 12, например:
Максимова 334 46 46
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем департамента, подготовившего документ.
2.6.22. Отметка о поступлении документа в Министерство содержит дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Проставляется от руки или в форме штампа на обороте первого листа документа.
2.6.23. Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул) - в случае необходимости проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит, как правило, наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Министерства
2.7.1. Приказ, распоряжение
Подготовка приказа (распоряжения) включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.
2.7.1.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение руководства Министерства департаменты на основании поручений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке.
Указанные проекты должны быть согласованы с заинтересованными департаментами, подведомственными Федеральной службой и.
Проекты приказов (распоряжений), вносимых на основании поручений Министра или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.
Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.
Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут директора департаментов, руководители Федеральной службы и, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству Министерства.
Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов (распоряжений) осуществляет Депадминистрация.
2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, представляемые на подпись руководству Министерства, визируются в следующем порядке:
исполнитель и директор департамента (руководители Федеральной службы), внесшие проект на рассмотрение;
директора департаментов, руководители Федеральной службы (уполномоченные на то их заместители), если проект содержит в их адрес обязательства или поручения;
заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей);
директор Депправа,