В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,...., Ханты-Мансийского АО".
2.6.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.
При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом, коллегией Министерства гриф утверждения состоит из слов "утверждено", "утверждена" или "утвержден", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, печатается прописными буквами (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ).
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсельхоза России
от 16.05.2005 N 150
приказом Минсельхоза России
от 16.05.2005 N 150
2.6.11. В состав реквизита резолюция входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), подпись, дата, а также при необходимости содержание поручения и срок исполнения.
Например:
А.И. Ивановой
М.И. Сидоровой
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой
группой "ABC" к 05.10.2005
Личная подпись
Дата
Резолюция в Министерстве оформляется, как правило, на отдельном бланке (приложение N 15).
Бланк резолюции оформляется на листе белой бумаги формата А6 (105 х 148 мм) и содержит наименование должности руководителя (для руководства Министерства - "Министр сельского хозяйства Российской Федерации" и "Заместитель Министра сельского хозяйства Российской Федерации", для руководства департаментов наименование должности содержит краткое наименование департамента, например: "Директор Депгосслужбы Минсельхоза России"), инициалы и фамилию руководителя, ссылку на дату резолюции и номер документа, к которому относится резолюция.
На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу проставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: ".. .Для рассмотрения и ответа...").
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.
2.6.12. Заголовок к тексту документа должен передавать краткое содержание документа (размер заголовка, как правило, не более четырех строк с длиной строки 8 - 9 см). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?") например:
а) заголовок к приказу:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
б) заголовок к должностному регламенту:
Должностной регламент
заместителя директора Департамента рыболовства
заместителя директора Департамента рыболовства
в) заголовок к письму:
О передаче имущества ФГУ...
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок может не составляться.
2.6.13. Реквизит отметка о контроле за исполнением поручения состоит из слова или штампа "Контроль" (буквы "К") и даты исполнения поручения.
2.6.14. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами либо строчными буквами с закрывающей скобкой.
В распорядительных документах Министерства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым";
от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает"). В письмах, направляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, как правило, используется слово "доложить".
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются, начиная со второй, в середине верхнего поля.