СТО СМК Методологическая инструкция. Работа с ПО «Должностные инструкции»

Описание

Система автоматизирует процесс работы с документами:

• Должностные инструкции
• Положение внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Пользователь имеет возможность:

• создавать/редактировать должностные инструкции и ПВТР
• устанавливать порядок согласования и подписания документов
• осуществлять контроль над исполнением документов
• получать уведомления по исполнению документов

Должностные инструкции

База документов «Должностные инструкции» располагается на главной странице СЭД Lotus Notes в разделе «Документы» (рисунок 1).

По клику мыши открывается список должностных инструкций (рисунок 2).

По умолчанию список отфильтрован по организации. Вид фильтра можно выбрать на панели слева в папке «Документы» (рисунок 3):

• По организации
• По виду документа
• По коду должности
• По должности/профессии
• По автору
• По разработчику
• По статусу

Также имеется возможность установки фильтра по следующим признакам (рисунок 4):

• По ответственным
• По согласующим
• По дате окончания

Старые документы доступны в папке «Архив» (рисунок 5).

Архив должностных инструкций представлен на рисунке 6.

Регламент работы

Должностные инструкции создаются/редактируются сотрудниками ОУП и руководителем управления по персоналу.

По кнопке «Новая инструкция» происходит создание нового документа (рисунок 7).

Форма новой должностной инструкции представлена на рисунке 8.

По кнопке документ «Должностная инструкция» закрывается.

После нажатия на кнопку документ открывается для редактирования.

При помощи кнопки изменения в должностной инструкции сохраняются и документ закрывается.

После нажатия на кнопку открывается форма «Создание приложений», на которой осуществляется выбор файла для вложения (рисунок 9).

По кнопке

289 × 24 пикс.     Открыть в новом окне

открывается форма «Отправить на рассмотрение пользователям» (рисунок 10).

Пользователи выбираются из каталога физ. юр. лиц или адресной книги. По кнопкам добавляются/удаляются пользователи из списка пользователей для рассмотрения. По кнопке «ОК» документ отправляется на рассмотрение (рисунок 11).

В поле «Текст должностной/рабочей инструкции» вводится текст должностной/рабочей инструкции (рисунок 12).

В поле можно добавить:

• ссылку на внешние источники данных (например, сайт Докипедия)
• Файлы (исходники), которые должны быть доступны для помещения в хранилище ЭЦП

Статус должностной инструкции

При создании должностной инструкции по умолчанию для неё выставляется статус «Проект».

После нажатия на кнопку открывается форма «Смена статуса документа» (рисунок 13). Кнопка доступна тем, кто создает/редактирует документ.

Выбрав необходимую строку, по кнопке «ОК» происходит установка статуса (рисунок 14).

Журнал

По кнопке пользователь имеет возможность открыть журнал действий по документу или журнал смены статусов должностной инструкции (рисунок 15):

Пример журнала действий по документу представлен на рисунке 16.