б) количество архивных дел, числящихся по описям;
в) количество архивных дел, оказавшихся в наличии;
г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;
д) количество архивных дел, не включенных в описи;
е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;
ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);
з) пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;
и) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;
к) условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма N 30). Листы проверки включаются в дело фонда.
227. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;
размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива).
228. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: "Проверено", проставляется дата проверки, запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.
В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31).
229. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета записей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18).
При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.
Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют:
в окружных и флотских архивах - начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы;
в центральных архивах - начальники этих архивов.
230. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.
Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.
231. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.
В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма N 32). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.
Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.
232. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается:
в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы;
в центральных архивах - начальниками этих архивов.
Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.
Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.
Г. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
233. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.
Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов производится микрофильмирование.
234. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании готовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.
Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов.
235. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов.
236. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов документов.
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.
237. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти и утверждаемыми начальниками центральных архивов.
238. Организация перевода на электронные носители информации, а также технология операций этого перевода определяются соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.
239. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с указанных документов для использования в читальных залах.
Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.
240. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на соответствующие органы военного управления на основании заявок из центральных архивов, поданных в установленном порядке.