3.6.10. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Бланк резолюции Министра, заместителей Министра оформляется на листах формата А4, А5, А6. Образцы оформления бланков резолюций приведены в Приложениях N 6 - 9.
3.6.11. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:
┌─
О согласовании проекта Постановления
Правительства Российской Федерации
"чего?" ("кого?"), например:
┌─
Должностной регламент
главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
3.6.12. Отметка о контроле.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится штамп "Взято на контроль" с указанием срока исполнения документа, датой проставления штампа и подписью заместителя директора Департамента организационной и специальной деятельности; в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль". Контроль осуществляется отделом контроля.
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на документе также проставляется штамп "Контроль". Контроль осуществляется непосредственно в Департаменте.
3.6.13. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").
3.6.14. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 с приложением,
всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение N 2
к приказу Министерства
информационных